Wat zijn de modaliteiten tot invoering van coronatelewerk? Moet er een kostenvergoeding toegekend worden?
Als uw onderneming op heden al voorziet in structureel telewerk, kan het telewerk dat vooropgesteld wordt door het coronavirus hierin perfect kaderen.
Indien u voorziet in occasioneel telewerk, zal u de hieronder vermelde zaken bij voorkeur in een bijlage aan de bestaande arbeidsovereenkomst opnemen:
- Afspraken m.b.t. het al dan niet ter beschikking stellen van bepaalde apparatuur en technische ondersteuning.
- Afspraken omtrent de eventuele bereikbaarheid van de werknemer. Verwacht u een volledige telefonische bereikbaarheid tijdens de kantooruren of verwacht u eerder een bereikbaarheid per mail? De mogelijkheden zijn legio.
- Bepalen of u al dan niet een vergoeding toekent voor de gemaakte kosten in het kader van telewerk. Denk maar aan elektriciteits- en afdrukkosten.
De RSZ bevestigde dat u een maandelijkse bureauvergoeding van 129,48 EUR tot dekking van de kosten voor verwarming, elektriciteit, klein bureaugereedschap, …., kan toekennen vrij van sociale zekerheidsbijdragen aan uw thuiswerkende werknemers.
Indien uw werknemer slechts een gedeelte van de maand heeft thuisgewerkt, aanvaardt de RSZ de toekenning van de maximale maandelijkse bureauvergoeding van 129,48 EUR.
Dit maximaal forfait kan ook toegekend worden indien het een deeltijdse tewerkstelling betreft of wanneer uw werknemer slechts een gedeelte van zijn arbeidsprestaties thuis levert.
Omwille van de uitzonderlijke omstandigheden kan u deze vergoeding voordelig toekennen zonder dat er vereist is dat u met uw werknemer een formele telewerkovereenkomst heeft afgesloten.
Meer uitleg vindt u terug op:
Bovenop deze bureauvergoeding kan u de volgende kosten nog terugbetalen:
- Gebruik van de eigen PC – een forfait van max. 20 EUR per maand wordt aanvaard
- Gebruik van de eigen internetverbinding – een forfait van max. 20 EUR per maand wordt aanvaard
Mocht uw werknemer nog andere kosten moeten maken, denk maar aan het gebruik van zijn eigen telefoon, kan u deze ook terugbetalen.
Hierbij moet u steeds voor ogen houden dat het moet gaan om werkelijk gemaakte kosten.
Mocht u voorafgaand aan de specifieke maatregelen die voorzien worden in het kader van Covid-19 al de kosten van uw telewerkers terugbetalen op basis van de 10% van het brutoloon dat betrekking heeft op de in de telewerkovereenkomst voorziene thuisprestaties, dan kan u deze vergoeding verder betalen volgens hetzelfde principe voor het in de telewerkovereenkomst voorziene pro rata (bijvoorbeeld 10% op 2/5de van het maandloon als in de overeenkomst 2 dagen telewerk was voorzien).
Er wordt niet aanvaard dat u 10% van het volledige brutoloon voordelig zou kunnen uitbetalen.
U kan ook opteren voor de toekenning van een bureauvergoeding ter waarde van 129,48 EUR in de plaats van de 10% van het pro rata van het maandloon, als dit laatste lager zou zijn.
De fiscus voorziet in bepaalde richtlijnen m.b.t. de toekenning van een forfaitaire thuiswerkvergoeding.
Een kostenvergoeding die toegekend wordt aan thuiswerkende werknemers, wordt beschouwd als een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever indien de werkgever het dubbele bewijs levert dat:
- De vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn;
- De vergoeding ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed.
De omvang van de kostenvergoeding kan forfaitair vastgesteld worden. Het toegekende bedrag moet bepaald worden overeenkomstig ernstige normen die het resultaat zijn van herhaalde waarnemingen en steekproeven.
Een thuiswerkvergoeding kan belastingvrij toegekend worden aan de thuiswerkers indien de hieronder vermelde voorwaarden vervuld zijn:
- Vanaf april 2020: max. 129,48 EUR (maart 2020: 126,94 EUR) per maand toekennen als thuiswerkvergoeding. Dit bedrag moet niet geprorateerd worden bij een deeltijdse tewerkstelling.
- Effectief regelmatig en structureel aan thuiswerk doen. De werknemer moet minstens 5 werkdagen per maand thuiswerken. Dit bedrag kan ook toegekend worden aan deeltijdse werknemers.
- De toegekende forfaitaire vergoeding moet de bureaukosten dekken van de werknemer. Hieronder worden onder meer de kosten begrepen die gerelateerd zijn aan de inrichting en gebruik van een bureau, printer- en computermateriaal.
- Geen onderscheid maken tussen verschillende functiecategorieën. U moet bijgevolg aan alle werknemers die regelmatig en structureel thuiswerk doen hetzelfde bedrag toekennen.
- Forfaitaire thuiswerkvergoeding mag niet gecombineerd worden met eventuele andere vergoedingen voor bureaukosten die de werknemer reeds zou ontvangen.
Bovendien moeten de volgende modaliteiten ook nageleefd worden:
- De thuiswerkers die een forfaitaire thuiswerkvergoeding ontvangen en die ervoor opteren om hun werkelijke beroepskosten te bewijzen in hun aangifte in de personenbelasting, moeten deze forfaitaire vergoeding in mindering brengen van hun bewezen beroepskosten en dit in de mate dat deze vergoedingen op hun bewezen beroepskosten betrekking hebben.
- Om de mogelijkheid van dubbele aftrek van eenzelfde uitgave te vermijden, mogen de op basis van een forfaitair bedrag toegekende kosten eigen aan de werkgever niet meer op basis van werkelijke bewijsstukken ten laste worden genomen door de werkgever.
- De werkgever moet nominatieve lijsten ter beschikking houden met de werknemers die voor een bepaald aanslagjaar toepassing krijgen van de in deze circulaire bedoelde forfaitaire thuiswerkvergoeding.
- De forfaitaire thuiswerkvergoeding die als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever wordt betaald, moet worden verantwoord door individuele fiches. Op de fiche 281.10, naast rubriek b) van vak 26 'diverse inlichtingen', moet de vermelding 'JA – ernstige normen' worden ingevuld aangezien deze forfaitaire kostenvergoeding is vastgesteld op basis van ernstige normen.
- De vergoedingen die als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever worden betaald aan werknemers die een 'salary split' hebben, moeten worden verminderd in verhouding tot de door deze werknemers in België uitgeoefende werkzaamheid.
- Het bedrag van de forfaitaire thuiswerkvergoeding mag ook worden uitbetaald tijdens het normale vakantieverlof, maar moet evenredig worden verminderd in geval van lange afwezigheid wegens andere redenen dan het jaarlijks vakantieverlof.
Indien u:
- Bovenop de forfaitaire thuiswerkvergoeding forfaitaire terugbetalingen van andere kosten eigen aan de werkgever dan voormelde bureaukosten wil toekennen,
- Of forfaitaire terugbetalingen van eigen kosten van de werkgever voor bureaukosten die niet voldoen aan de hierboven vermelde voorwaarden wil toekennen,
- Of daarenboven bepaalde bestanddelen die gedekt worden door deze vergoeding voor bureaukosten, zoals bijvoorbeeld een bureaustoel, ter beschikking wil stellen,
kan u alsnog een aanvraag tot voorafgaande beslissing bij de Dienst Voorafgaande beslissingen in fiscale zaken indienen.
Daarnaast is het aangewezen om bepaalde spelregels inzake telewerk in een policy op te nemen. Hierin kan u bijvoorbeeld stipuleren in welke situaties u telewerk toestaat, de functies die in aanmerking komen voor telewerk en de wijze waarop de aanvraag moet gebeuren.
In de periode dat telewerk opgelegd is door de overheid, kan het volstaan om enkel een policy over te maken aan uw werknemers die tijdelijk en uitzonderlijk verplicht zijn van thuis uit te werken. In deze policy bepaalt u dan of u al dan niet materiaal ter beschikking stelt, maakt u afspraken over bereikbaarheid en het recht op een eventuele kostenvergoeding.
Indien u na deze periode van verplicht telewerk die opgelegd is door de overheid telewerk verder occasioneel wil voorzien, moet er een bijlage aan de arbeidsovereenkomst afgesloten worden.
De occasionele telewerker moet zijn werk in principe organiseren binnen het kader van de in de onderneming geldende arbeidsduur. Hij zal dus hetzelfde aantal werkuren bepaald in zijn werkrooster moeten presteren, zonder hierbij zijn werkrooster strikt te moeten naleven.
Heeft u nog concrete vragen m.b.t. telewerk? Contacteer ons! Wij bieden u de nodige modeldocumenten en een resem aan tips en tricks aan.
Dit bericht delen: