RSZ en fiscus op 1 lijn inzake kosten in kader van thuiswerk
Door de hoge vlucht die thuiswerken recent genomen heeft, worden steeds meer vragen gesteld over de mogelijkheid tot toekenning van een bepaalde kostenvergoeding. Hierbij moest u steeds indachtig zijn dat de sociale en fiscale behandeling niet steeds overeenstemmen.
Met dit verschil in behandeling werd recent komaf gemaakt door de publicatie van de circulaire 2021/c20 over de tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk. De RSZ communiceerde recent dat dezelfde principes toegepast zullen worden wat betreft de kwalificatie van terbeschikkingstelling van materiaal en terugbetalingen in het kader van kosten verbonden aan thuiswerk.
Toepassingsgebied circulaire
De circulaire geldt voor alle werknemers. Bedrijfsleiders en zogenaamde 'bijzondere stelsels' (buitenlandse kaderleden, gesplitste taxatie in het kader van internationale tewerkstelling, …) kunnen zich er niet op beroepen.
Mogelijke kostenvergoedingen
Voor de werknemers die hun werk voor (een deel) van thuis uit verrichten, aanvaarden de RSZ en de fiscus dat een kostenvergoeding wordt toegekend door de werkgever aan de thuiswerkende werknemers. Deze vergoeding is vrij van werknemers- of werkgeversbijdragen. Deze vergoeding is eveneens vrij van fiscale inhoudingen.
De werkgever kan ofwel gebruik maken van de voorziene forfaitaire kostenvergoedingen, ofwel gewoon de werkelijke kosten bewijzen. Daarnaast wordt ook enkel door de RSZ nog een zogenaamd ‘telewerkforfait’ aanvaard.
Werkelijke kosten bewijzen
De werkgever kan beslissen om de werkelijk gemaakte kosten verbonden aan het telewerk te vergoeden. Indien deze kosten met bewijsstukken kunnen gestaafd worden, zullen er geen sociale zekerheidsbijdragen en fiscale inhoudingen verschuldigd zijn.
Slaagt u er als werkgever niet in om afdoende bewijs te leveren dan zullen bijdragen en inhoudingen verschuldigd zijn op het gedeelte van de kostenvergoeding dat de aanvaarde forfaits te boven gaat.
De forfaitaire kostenvergoedingen
Anderzijds kan een forfaitair bedrag aan kostenvergoedingen worden toegekend, ook wel de ‘bureauvergoeding’ genaamd. De forfaitaire kantoorvergoeding dekt alle kantoorkosten. Dat zijn alle kosten die een werknemer regelmatig moet maken om zijn werk op een normale manier van thuis uit te kunnen uitvoeren.
Denk hierbij aan:
- het gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis (inclusief huur en eventuele afschrijvingen van de ruimte);
- printer- en computermateriaal (papier, een USB-stick, muismatje, inkt,…);
- kantoorbenodigdheden (mappen, cursusblokken, balpennen,…);
- nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming;
- onderhoud;
- verzekering;
- onroerende voorheffing;
- koffie, water, versnaperingen.
Dit forfait kan alleen toegekend worden aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een gedeelte van hun arbeidstijd thuis presteren en die bijgevolg in hun woning een ruimte moeten inrichten waar zij dat werk kunnen doen.
Indien de werknemer bij zijn werkgever een werkplaats heeft, wordt dit forfait alleen aanvaard als uit de functie duidelijk blijkt dat zij op regelmatige basis thuis werken. Voor werknemers die vallen onder de wetgeving op de arbeidsduur wordt dit forfait dus niet aanvaard wanneer het gaat om een werknemer die de maximale wettelijke arbeidsduur die voor hem geldt bijna uitsluitend verricht op een werkplek ingericht door de werkgever.
Er is sprake van ‘structureel en regelmatig thuiswerken’ indien de werknemer thuiswerkt gedurende het equivalent van 1 werkdag per week. Dit geldt zowel voor de deeltijdse als voor de voltijdse werknemers. Zo kan het thuiswerken plaatsvinden gedurende één volledige werkdag per week of twee halve werkdagen per week of meerdere dagen van enkele uren of één volle week per maand. Deze vereiste wordt steeds beoordeeld op maandbasis.
Voorheen kon de forfaitaire kantoorvergoeding maar toegekend worden indien de werknemer minstens 5 thuiswerkdagen per maand had.
Daarenboven kan er ook een forfaitair bedrag worden toegekend voor het gebruik van de eigen pc, het eigen internet of professioneel gebruik van andere apparaten zoals een printer, scanner of tweede scherm.
Indien er daarnaast nog bepaalde kosten zijn, moet steeds een bewijs van de werkelijke kosten voorgelegd kunnen worden.
Een overzicht van de actuele bedragen (2021)
Hieronder kan u de actuele maximumforfaits terugvinden.
Forfaitaire kantoorvergoeding |
129,48 EUR per maand* *De regering besliste om dit maximumbedrag voor de maanden april, mei en juni 2021 te verhogen tot 144,31 EUR per maand. |
Gebruik eigen pc (pc, laptop, tablet, randapparatuur en software) |
20 EUR per maand |
Gebruik eigen internetverbinding |
20 EUR per maand |
Professioneel gebruik eigen tweede scherm, printer of scanner zonder gebruik eigen computer |
5 EUR per item (met max. 10 EUR) |
Let wel, het blijft ook de bedoeling dat de gemaakte kosten steeds te verantwoorden zijn.
Opgelet! Indien reeds een vergoeding ‘Gebruik eigen pc’ wordt toegekend dan wordt de randapparatuur geacht inbegrepen te zijn, en kan er geen kostenvergoeding voor het professioneel gebruik van o.a. een tweede scherm, printer of scanner worden toegekend. Een vergoeding voor gebruik eigen internet en eigen pc kan daarentegen wel gecumuleerd worden.
Terugbetaling eigen kantoormateriaal
Daarnaast wordt ook voorzien in de terugbetaling (aan werkelijke kostprijs) van kantoormeubilair en/of computermateriaal dat de werknemer zelf aankoopt. De werkgever kan hierin tussenkomen, op voorwaarde dat deze tussenkomt beperkt blijft tot één keer per tijdsbestek van:
- 10 jaar voor de aankoop van een bureaustoel, -tafel of -kast;
- 5 jaar voor de aankoop van een functionele bureaulamp;
- 3 jaar voor de aankoop van een tweede scherm, een printer/scanner, een klavier, een muis, een headset, en/of specifieke apparatuur nodig voor personen met een handicap.
Deze items moeten wel noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van het overeengekomen werk en mogen m.a.w. niet te luxueus zijn.
Indien u zekerheid wenst te bekomen over de fiscale behandeling van uw kostenvergoeding kan hiervoor nog steeds indien gewenst een ruling worden aangevraagd bij de Belastingadministratie. Voor meer informatie kan u terecht op de website van de FOD Financiën: https://www.ruling.be/nl.
Het telewerkforfait (RSZ)
De RSZ staat tot slot eveneens toe dat de werkgever de door de thuiswerkende werknemer gemaakte kosten terugbetaalt in de vorm van een ‘telewerkvergoeding’.
Deze vergoeding bedraagt hoogstens 10% van het brutoloon dat betrekking heeft op het telewerk of de huisarbeid. Wanneer er bijvoorbeeld 2 dagen telewerk wordt voorzien dan betekent dit 10% van 2/5 van het brutomaandloon. En dit zonder dat hierop sociale bijdragen zullen verschuldigd zijn.
Let wel, het telewerkforfait is niet cumuleerbaar met de bureaukosten.
Wat met deeltijdse werknemers?
De werkgever moet geen pro rata toepassen voor deeltijdse werknemers. Alle deeltijdse werknemers die aan de voorwaarden voldoen mogen dus in principe een volledige forfaitaire kantoorvergoeding ontvangen. Een werkgever die dat wenst, mag wel eventueel een pro rata toepassen op de vergoeding, zonder echter een discriminatie te voorzien.
De werkgever mag voortaan wel sowieso een onderscheid maken op basis van de personeelscategorie of de feitelijke omstandigheden waarin men het thuiswerk organiseert. Afhankelijk van de functie van de werknemer en de frequentie van het telewerk doet u er goed aan om met verschillende forfaits te werken.
Wat in tijden van corona?
Ook in tijden van verplicht of aanbevolen telewerk door de overheid kan de bureauvergoeding worden toegekend, alsook de bijkomende kostenvergoedingen met betrekking tot het gebruik van de eigen pc en het eigen internet of een tweede scherm.
Aftrekbaarheid voor de werkgever
De terugbetaling van de werkelijk door de werknemer gemaakte kosten wordt aanzien als een beroepskost en is dus in principe aftrekbaar. U moet wel steeds kunnen bewijzen dat er geen sprake is van een zogenaamde verdoken bezoldiging.
Wanneer wordt gewerkt met een forfaitaire vergoeding, dan wordt deze slechts als beroepskosten aangenomen wanneer de kosten worden verantwoord door individuele fiches en een samenvattende opgave.
Opgelet! Ficheverplichting vanaf inkomstenjaar 2022
Waar tot nu toe u op de fiscale fiche bij het toekennen van bepaalde onkostenvergoedingen enkel rekening diende te houden met de vermelding 'JA - ernstige normen' of 'JA - bewijsstukken', verwacht de fiscus vanaf inkomstenjaar 2022 concrete bedragen op de fiche 281.10. Op heden is er nog wat onduidelijkheid hoe dit concreet vorm zal krijgen.
Vragen?
Wenst u uw loonbeleid onder handen te nemen? Contacteer vrijblijvend EASY reward
Zoekt u modeldocumenten? Wenst u uw telewerkbeleid op punt te zetten? Koop onze handige TELEWERK TOOLKIT aan! U ontvangt een uitgebreide informatienota en handige modeldocumenten om telewerk vlotjes te integreren in uw onderneming.
Bron:
- Circulaire 2021/c/20 over tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk;
- Tussentijdse RSZ-instructies van 4 maart 2021 ‘Vergoeding voor thuiswerk’.
Dit bericht delen: