Terugbetaling van elektriciteitskosten door de werkgever voor het thuis opladen van een bedrijfswagen
In een recente circulaire lichtte de fiscus de fiscale behandeling toe in hoofde van de werknemer van elektriciteitskosten die door zijn werkgever worden terugbetaald voor het thuis opladen van een elektrisch of oplaadbaar hybride voertuig dat hem ter beschikking wordt gesteld.
Voorziening en terugbetaling van elektriciteit
Vanuit fiscaal oogpunt is er een onderscheid tussen gratis levering van elektriciteit enerzijds en terugbetaling van elektriciteitskosten anderzijds.
Bij een gratis elektriciteitsvoorziening wordt de elektriciteit op naam van de werkgever gefactureerd en worden de bijbehorende kosten rechtstreeks door de werkgever aan de energieleverancier betaald (bijv. gratis terbeschikkingstelling van een laadpas waarmee de werknemer zijn bedrijfswagen kan opladen aan een publieke laadpaal, kosteloos opladen op het bedrijfsterrein, installatie van een bijkomende elektriciteitsmeter bij de werknemer thuis voor het opladen van de bedrijfswagen waarvoor de werkgever een afzonderlijk energiecontract heeft afgesloten met een energieleverancier, enz.).
Wanneer de werkgever een bedrijfswagen ter beschikking stelt en de toepasselijke car policy ook voorziet in de kosteloze terbeschikkingstelling van elektriciteit, zal in dit geval slechts één voordeel van alle aard belast worden in hoofde van de werknemer, namelijk het voordeel van alle aard met betrekking tot de terbeschikkingstelling van een bedrijfswagen.
In dit geval leidt de kosteloze levering van elektriciteit niet tot een aanvullend belastbaar voordeel van alle aard, maar wordt deze opgenomen in de forfaitaire vaststelling van het voordeel van alle aard.
In het geval van terugbetaling van elektriciteit, wordt deze op naam van de werknemer gefactureerd en worden de bijbehorende kosten door de werknemer rechtstreeks aan de energieleverancier betaald. De werkgever betaalt deze kosten dan geheel of gedeeltelijk terug aan de werknemer.
De terugbetaling van elektriciteitskosten door de werkgever voor het thuis opladen van een bedrijfswagen, zelfs als dit principe is opgenomen in de car policy, maakt geen deel uit van de forfaitaire raming van het voordeel alle aard voor het privégebruik van deze wagen, maar vormt een afzonderlijk voordeel. In dit geval gaat het niet om een situatie waarbij de werkgever elektriciteit levert, maar eerder om een terugbetaling van elektriciteitskosten.
Een fiscale circulaire van 5 december 2024 geeft commentaar bij de fiscale behandeling in hoofde van de werknemer van de terugbetaling van elektriciteitskosten door de werkgever voor het thuis opladen van de bedrijfswagen. Deze fiscale behandeling geldt ook voor bedrijfsleiders.
Terugbetaling van elektriciteitskosten
Principe
Voor de fiscale behandeling van de terugbetaling van elektriciteitskosten door de werkgever voor het thuis opladen van de bedrijfswagen, moet een onderscheid worden gemaakt volgens de aard van de verplaatsing.
De terugbetaling van elektriciteit die betrekking heeft op professionele verplaatsingen is een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever, op voorwaarde dat de werkgever het dubbel bewijs levert dat de vergoeding bestemd is voor het dekken van kosten die hem eigen zijn en dat die vergoeding ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed.
De terugbetaling van elektriciteit die betrekking heeft op woon-werkverkeer is een door de werkgever toegekende vergoeding als terugbetaling van reiskosten tussen de woonplaats en de plaats van tewerkstelling.
De terugbetaling van elektriciteit die betrekking heeft op de eigenlijke privéverplaatsingen is voor de werknemer voor het werkelijk betaalde bedrag een belastbaar voordeel van alle aard.
Uitzondering
Om de vergroening van het wagenpark aan te moedigen, wordt voor het thuis opladen een afwijking op het voorgaande basisprincipe toegestaan, maar dit onder bepaalde voorwaarden die moeten toelaten eventuele misbruiken uit te sluiten.
Voorwaarden
Wanneer een werkgever:
- naast de elektrische bedrijfswagen ook een home charger/elektrische laadpaal ter beschikking stelt van zijn werknemer;
- die over een specifiek communicatiesysteem beschikt dat aan de werkgever communiceert hoeveel elektriciteit er wordt verbruikt;
- en de van toepassing zijnde car policy bovendien voorziet in de terugbetaling van de met de home charger 'getankte' elektriciteit;
dan aanvaardt de administratie dat de terbeschikkingstelling van de elektrische bedrijfswagen met laadpaal en de terugbetaling door de werkgever van de met die laadpaal getankte elektriciteit fiscaal op dezelfde wijze wordt behandeld als de terbeschikkingstelling van een bedrijfswagen met bijhorende tankkaart.
Er zal in dat geval slechts één voordeel van alle aard worden belast, namelijk het forfaitair geraamde voordeel van alle aard dat van toepassing is voor de elektrische bedrijfswagen.
De terugbetaling van de elektriciteit doet in die omstandigheden geen bijkomend belastbaar voordeel ontstaan, voor zover uiteraard die terugbetaling uitsluitend betrekking heeft op de elektriciteit getankt voor de ter beschikking gestelde elektrische bedrijfswagen.
De terugbetaling door de werkgever moet gebeuren op basis van de werkelijke elektriciteitskosten van de werknemer. Hiervoor zijn alle bewijsmiddelen van het gemeen recht, met uitzondering van de eed, toegestaan.
Terbeschikkingstelling van een laadpaal
Het ter beschikking stellen van een home charger of een elektrische laadpaal door de werkgever is echter geen absolute voorwaarde voor de toepassing van de uitzondering.
De werknemer mag dus evengoed gebruik maken van een laadpaal waarvan hij eigenaar is (eventueel ingevolge een eigendomsoverdracht na afloop van het leasecontract van de werkgever). De voorwaarde is dan wel dat de eigen laadpaal over een specifiek communicatiesysteem beschikt dat aan de werkgever communiceert hoeveel elektriciteit er wordt verbruikt voor het thuis opladen van de door hem ter beschikking gestelde bedrijfswagen.
Wanneer meerdere gezinsleden een elektrische bedrijfswagen ter beschikking hebben, mogen zij gebruik maken van eenzelfde laadpaal (bijvoorbeeld de laadpaal ter beschikking gesteld door de werkgever van één van de gezinsleden) op voorwaarde dat de laadkosten van elke bedrijfswagen afzonderlijk op een verifieerbare wijze kunnen worden vastgesteld.
Specifiek communicatiesysteem
Omdat de werkgever erover moet waken dat de terugbetaling uitsluitend betrekking heeft op de elektriciteit die thuis werd verbruikt voor het opladen van de door hem ter beschikking gestelde bedrijfswagen, moet de laadpaal over een specifiek communicatiesysteem beschikken dat aan de werkgever het elektriciteitsverbruik meedeelt voor het opladen van de bedrijfswagen.
Ook andere vormen van communicatie kunnen worden aanvaard, voor zover die uiteraard verifieerbaar zijn (een tussenteller bijvoorbeeld).
Voor wat betreft de meting van de hoeveelheid elektriciteit die er wordt verbruikt, moeten alle nieuw aangekochte, gehuurde of geleasede systemen vanaf 1 januari 2025 een elektriciteitsmeter hebben die voldoet aan de voorwaarden qua nauwkeurigheid zoals opgelegd in de circulaire voor de terugbetaling van elektriciteitskosten met betrekking tot de periode vanaf 1 januari 2025.
Terugbetaling op basis van werkelijke elektriciteitskosten
De terugbetaling door de werkgever moet gebeuren op basis van de werkelijke elektriciteitskosten van de werknemer, die moeten bewezen worden. Hiervoor zijn alle bewijsmiddelen van het gemeen recht, met uitzondering van de eed, toegestaan.
Een exacte berekening van die werkelijke elektriciteitskosten ligt echter niet altijd voor de hand. Er zijn immers heel wat parameters (dag- en nachttarief, vast, variabel of dynamisch energiecontract, contractwijziging(en) doorheen het jaar, elektriciteit via zonnepanelen, thuisbatterij, capaciteitstarief, enz.) waarmee rekening moet worden gehouden om de werkelijke elektriciteitskosten per werknemer en per oplaadbeurt te kunnen berekenen.
Dit kan leiden tot een belangrijke administratieve last voor zowel de werknemer als de werkgever.
Om hieraan tegemoet te komen, wordt aanvaard dat voor het berekenen van de werkelijke elektriciteitskosten gebruik mag worden gemaakt van een vast bedrag per kWh, maar enkel en alleen op voorwaarde dat dit vast bedrag per kWh niet meer bedraagt dan het CREG-tarief vermeld in de circulaire.
CREG-tarief
Het maximaal vast bedrag per kWh wordt voor elk betrokken kwartaal bepaald per gewest aan de hand van de woonplaats van de werknemer. Dit betekent dat er in een kalenderjaar per gewest slechts 4 keer een maximaal vast bedrag per kWh wordt bepaald. De circulaire specificeert hoe dit bedrag wordt vastgesteld.
De werkgever mag dus de verbruikte elektriciteit terugbetalen zonder het maximaal vast bedrag per kWh te overschrijden, rekening houdende met het gewest waarin de werknemer zijn woonplaats heeft (de werkgever mag uiteraard minder terugbetalen).
De werkgever kan er ook voor kiezen om de verbruikte elektriciteit terug te betalen zonder rekening te houden met de woonplaats van zijn werknemers. In zo'n geval is het maximaal vast tarief per kWh, gelijk aan het laagste tarief dat geldt in één van de gewesten voor het betrokken kwartaal. Deze keuze geldt voor het gehele kalenderjaar.
Publicatie van het maximale vaste bedrag per kWh
Voor het eerste kwartaal van 2025 is het maximale vaste bedrag per kWh:
- Vlaams Gewest: 28,22 eurocent/kWh;
- Brussels Hoofdstedelijk Gewest: 32,94 eurocent/kWh;
- Waals Gewest: 32,56 eurocent/kWh.
Voor de volgende kwartalen zal de administratie het maximale forfaitaire bedrag per kWh publiceren in een addendum bij de circulaire.
Terugbetalingen oplaadkosten aan publieke laadpalen
De hierboven beschreven uitzondering is evenwel niet van toepassing op terugbetalingen van elektriciteitskosten door de werkgever voor het opladen van de bedrijfswagen aan een publieke laadpaal.
Wanneer een werknemer zijn bedrijfswagen oplaadt aan een publieke laadpaal en de werkgever betaalt die elektriciteitskosten terug, dan gelden de algemene principes die hierboven zijn uiteengezet ("Terugbetaling van elektriciteitskosten - principe") .
Eigendomsoverdracht van de laadpaal
Wanneer een werkgever naast een bedrijfswagen eveneens een laadpaal ter beschikking stelt van zijn werknemer die hij bij de werknemer thuis laat installeren, en na afloop van die terbeschikkingstelling wordt de eigendom van die laadpaal kosteloos overgedragen aan de werknemer, dan geeft die eigendomsoverdracht in principe aanleiding tot het belasten van een voordeel van alle aard in hoofde van de werknemer.
Dat voordeel geldt bij de werknemer voor de werkelijke waarde. Wat de restwaarde is van die laadpaal in hoofde van de werknemer op het ogenblik van de eigendomsoverdracht is echter een feitenkwestie, en moet dus geval per geval worden beoordeeld.
Eigen wagen
Wanneer een werkgever de elektriciteitskosten voor het thuis opladen van de eigen wagen van de werknemer terugbetaalt dan gelden de algemene principes die hierboven zijn uiteengezet ("Herinnering aan de principes").
Inwerkingtreding - buitenwerkingtreding
Voormelde administratieve tolerantie om de werkelijke elektriciteitskosten te berekenen op basis van een maximaal vast bedrag per kWh treedt in werking vanaf 1 januari 2025 en treedt buiten werking vanaf 1 januari 2026, en is van toepassing op de elektriciteitskosten die betrekking hebben op de periode van 1 januari 2025 tot en met 31 december 2025. Elektriciteitskosten die betrekking hebben op deze periode en die na deze periode worden terugbetaald, komen dus ook in aanmerking voor deze administratieve tolerantie.
Daarna zal de administratie, rekening houdende met de systemen die op dat moment beschikbaar zullen zijn, evalueren of er al dan niet een verlenging van die administratieve tolerantie nodig is.
Terugbetalingen vóór 1 januari 2025
De belastingadministratie heeft aangekondigd dat ze terugbetalingen van elektriciteitskosten die betrekking hebben op de periode vóór 1 januari 2025 met een zekere soepelheid beoordeelt wanneer dergelijke terugbetalingen te goeder trouw zijn uitgevoerd met gebruikmaking van de boordtabel van de CREG.
En op het vlak van de sociale zekerheid?
Als de werkgever de werknemer een elektrisch of oplaadbaar hybride voertuig ter beschikking stelt, wordt de terugbetaling van de kosten voor het opladen van dit voertuig niet beschouwd als loon waarop sociale zekerheidsbijdragen moeten worden betaald.
Deze terugbetaling geldt natuurlijk alleen voor de elektriciteit die wordt gebruikt om de bedrijfswagen op te laden.
Voor de terugbetaling van elektriciteitskosten voor het thuis opladen van een bedrijfswagen heeft de RSZ haar instructies in overeenstemming gebracht met de fiscale circulaire.
Bron:
- Circulaire 2024/C/77 over de terugbetaling van elektriciteitskosten door de werkgever voor het thuis opladen van een bedrijfswagen,
- Tussentijdse RSZ-instructie 9 januari 2025.
Dit bericht delen: