Studenten inzetten tijdens de kerstvakantie? Belangrijke FAQ voor werkgevers
De kerstvakantie is een uitstekende gelegenheid om studenten in te schakelen.
Deze periode is namelijk vaak een drukke tijd binnen een bedrijf. Studenten kunnen helpen om de werkdruk te verlichten en de afwezigheid van vaste medewerkers op te vangen.
Dit artikel behandelt de belangrijkste aandachtspunten en voordelen voor jou als werkgever van het tewerkstellen van studenten tijdens deze periode.
Wanneer is men een student?
Dit wordt niet gedefinieerd in de wet, maar we passen dit ruim toe. Het kan gaan om een jongere vanaf 15 jaar die de voltijdse leerplicht heeft beëindigd, een jongere in het hoger onderwijs of aan de universiteit, een jongere in een alternerende opleiding, enz.
Naast de inschrijving in een erkende onderwijsinstelling, moet de hoofdactiviteit van de student studeren zijn en niet werken.
Als de jongere voldoet aan de voorwaarden om een overeenkomst voor tewerkstelling van studenten te sluiten, kan hij geen gewone arbeidsovereenkomst sluiten.
Je kan verschillende middelen gebruiken om de hoedanigheid van student te verifiëren, maar een eenvoudige verklaring op eer van de student of het voorleggen van een (kopie van een) studentenkaart zal door de RSZ niet als voldoende bewijs worden aanvaard.
Een (kopie van een) bewijs/attest van inschrijving aan een (hoge)school of universiteit voor het lopende school- of studiejaar is daarentegen voldoende. Dit bewijs van tewerkstelling als student moet niet spontaan aan de RSZ worden overgemaakt, maar in geval van discussie moet je kunnen aantonen dat de werknemer wel degelijk een student is.
Wat is het voordeel van een overeenkomst voor tewerkstelling van studenten?
Het belangrijkste voordeel van een studentenovereenkomst is de vrijstelling van gewone socialezekerheidsbijdragen. Aangezien de student niet onderworpen is aan de sociale zekerheid, ben je als werkgever en als student enkel een solidariteitsbijdrage verschuldigd.
Deze vrijstelling wordt echter alleen verleend als aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan (zie verder).
Met welke formaliteiten dien je als werkgever rekening te houden?
Schriftelijke overeenkomst
Voor elke student moet een schriftelijke overeenkomst worden opgesteld, die ten laatste op het moment van indiensttreding moet worden ondertekend.
De studentenovereenkomst is een overeenkomst voor bepaalde tijd. De overeenkomst kan gesloten worden voor een maximumduur van 12 maanden.
De arbeidsovereenkomst voor studenten dient een aantal 'verplichte vermeldingen' te bevatten en moet in tweevoud worden opgesteld (1 exemplaar voor de student, 1 voor de werkgever).
Dimona aangifte en contingent naleven
Studenten mogen in 2024 maximaal 600 uren per kalenderjaar werken zonder aan de normale sociale zekerheidsbijdragen onderworpen te worden.
In 2025 wordt dit wel teruggebracht tot maximaal 475 uren tenzij de regering een nieuwe maatregel aanneemt.
Dit contingent wordt bijgehouden via een teller die wordt aangevuld op basis van de specifieke DIMONA-aangiften-‘STU’ die je moet doen wanneer je een student aanwerft en op basis van de driemaandelijkse aangiften van tewerkstelling (DmfA) ingediend bij de RSZ.
In de Dimona-aangiften moet 'het aantal uren tewerkstelling per kwartaal' vermeld worden zoals voorzien in de studentenovereenkomst.
Telkens een DIMONA-aangifte wordt gedaan, worden de gewerkte arbeidsuren afgetrokken van het contingent.
Deze teller voor het contingent, die de student online kan raadplegen via de applicatie ‘student@work’, is beschikbaar op de website https://www.studentatwork.be.
In de praktijk kan de student hierop inloggen met zijn elektronische identiteitskaart of een burgertoken. Aan de hand van de applicatie kan hij het resterend aantal uren van het contingent raadplegen, de gewerkte periodes bekijken en het saldo van de arbeidsuren nakijken.
Je kan ook geïnformeerd worden over het aantal nog beschikbare uren in het contingent.
De student kan immers via deze applicatie een attest opvragen voor een potentiële werkgever met daarop het resterende aantal uren van zijn contingent op een welbepaalde datum.
Op dit attest wordt trouwens een code (3 maanden geldig) vermeld waarmee je kan inloggen op de teller van de student om het aantal resterende uren op het tijdstip van de raadpleging te kennen.
We raden je ten stelligste aan om dit attest aan de student te vragen vóór een overeenkomst wordt gesloten. Zo ben je als werkgever perfect op de hoogte van de stand van zaken bij aanwerving.
Verzekeringspolis tegen arbeidsongevallen
De wetgeving betreffende de arbeidsongevallen geldt zowel voor jou als voor de studenten die je tewerkstelt, met inbegrip van degenen van wie de activiteit niet moet worden aangegeven bij de RSZ.
Als je studenten in dienst hebt, moet je voor hen dus een verzekering ‘arbeidsongevallen’ afsluiten zolang de studentenovereenkomst duurt.
Medisch onderzoek
Sommige studenten moeten, voordat ze worden aangeworven, een gezondheidsbeoordeling bij de preventieadviseur-arbeidsgeneesheer ondergaan.
Het betreft de studenten die:
- nog geen 18 jaar oud zijn op het ogenblik dat hun tewerkstelling aanvangt;
- nachtarbeid verrichten;
- of werkzaamheden uitvoeren die een specifiek risico voor hun gezondheid inhouden.
Welk loon moet aan studenten worden betaald?
Een student heeft recht op hetzelfde loon als een gewone werknemer met dezelfde functie, tenzij er in de sector een specifiek studentenloon is voorzien. De loonschalen die van toepassing zijn in het bedrijf of de sector moeten dus worden toegepast.
De collectieve arbeidsovereenkomst nr. 50/4 voorziet ook in een gewaarborgd minimum maandinkomen voor studenten onder de 21 jaar wanneer er geen sector- of bedrijfsschaal is of wanneer de bedrijfsschaal minder voordelig is.
Mogen studenten overuren presteren?
Voor meerderjarige studenten gelden dezelfde regels als voor gewone werknemers.
Het presteren van overuren is daarentegen in principe verboden voor minderjarige studenten, behalve in uitzonderlijke gevallen.
Een koninklijk besluit kan hen toestaan om overuren te presteren tot maximum 10 uren per dag en 50 uren per week in geval van overmacht.
Het gaat om volgende gevallen:
- Arbeid die door een onvoorziene noodzakelijkheid wordt vereist na voorafgaand akkoord van de vakbondsafvaardiging;
- Voor het verrichten van arbeid om het hoofd te bieden aan een voorgekomen of dreigend ongeval;
- Voor het verrichten van dringende arbeid aan machines of materieel.
Als werkgever moet je dit binnen 3 dagen schriftelijk ter kennis brengen van de sociale inspectiedienst.
Er moeten bovendien specifieke regels inzake rusttijden gerespecteerd worden.
Kunnen studenten tewerkgesteld worden op zon- en feestdagen?
Ook hier gelden voor meerderjarige studenten dezelfde regels als voor gewone werknemers. Zondagwerk is in principe verboden tenzij er een specifieke uitzondering wordt voorzien in de wet of in een sectorale cao die zondagwerk toch toelaat.
Werknemers mogen niet werken op feestdagen, tenzij in de gevallen waarin zij worden toegestaan om op alle zondagen te werken.
Voor minderjarige studenten zijn de regels strenger. Zo mogen minderjarigen enkel arbeid verrichten op zondagen en feestdagen in geval van een onvoorziene noodzakelijkheid, een voorgekomen of dreigend ongeval, of voor het verrichten van dringende arbeid aan machines of materiaal.
Men kan hiernaast bij koninklijk besluit toestaan dat arbeid op een zon -en feestdag kan worden verricht in bepaalde bedrijfstakken of beroepen, maar zelfs in geval van afwijking mag men niet meer dan één zondag op twee worden tewerkgesteld, behalve indien de dienst Toezicht op sociale wetten voorafgaand toestemming heeft gegeven. Binnen vb. de horecasector mogen jongeren van minder dan 18 jaar wel één zondag op twee en op feestdagen worden tewerkgesteld.
Wanneer minderjarige werknemers op zondag of op de bijkomende rustdag werkzaam zijn, dan hebben zij recht op inhaalrust volgens dezelfde voorwaarden en dezelfde duur als deze toegekend aan meerderjarige werknemers. Er wordt bovendien in voorzien dat zij een wekelijkse rust van minstens 36 opeenvolgende uren in acht moeten nemen.
Mogen studenten ’s nachts werken?
Voor meerderjarige studenten gelden dezelfde regels als gewone werknemers. Nachtarbeid is verboden maar er gelden enkele uitzonderingen.
Minderjarige studenten mogen niet werken tussen 20u ’s avonds en 6u ’s morgens. Vanaf 16 jaar mogen ze echter tot 23u werken in geval van een onvoorziene noodzakelijkheid, een voorgekomen of dreigend ongeval, of voor het verrichten van dringende arbeid aan machines of materieel.
Bij koninklijk besluit kan, zo nodig en onder bepaalde voorwaarden, bovendien worden toegestaan dat er ‘s nachts wordt gewerkt in bepaalde bedrijfstakken of beroepen. Zo mogen vb. in de horecasector studenten van meer dan 16 jaar uiterlijk tot 23 uur worden tewerkgesteld.
Ze moeten wel minstens 12 uur ononderbroken rust genieten tussen de beëindiging en de hervatting van een arbeidsdag.
Conclusie
Het inzetten van studenten tijdens de kerstvakantie biedt je als werkgever een unieke kans om de drukke periode efficiënt te overbruggen. Door studenten in te schakelen, kan je niet alleen de werkdruk verlichten en afwezigheden opvangen, maar ook profiteren van de lagere loonkosten.
Het is echter essentieel om de wettelijke formaliteiten zorgvuldig na te leven.
Door goed voorbereid te zijn, kan je als werkgever en student samen een succesvolle en productieve kerstvakantie tegemoet zien.
Nog vragen, bedenkingen? Contacteer ons vrijblijvend via juridische-dienst@easypay-group.com.
Dit bericht delen: