Télétravail : l'ONSS et le fisc accordent leurs violons concernant les frais
Étant donné l’importance récemment prise par le télétravail, des questions toujours plus nombreuses se posent concernant la possibilité d’octroi d'une indemnité de frais. Dans ce cadre, vous deviez toujours être attentif au fait que les traitements social et fiscal n’étaient pas toujours identiques.
La publication de la circulaire 2021/C/20 concernant l'intervention de l’employeur dans le télétravail a récemment mis fin à cette différence de traitement. L’ONSS a communiqué récemment que les mêmes principes seront appliqués en ce qui concerne la qualification de la mise à disposition de matériel et les remboursements dans le cadre des frais liés au télétravail à domicile.
Champ d'application de la circulaire
La circulaire s'applique pour tous les travailleurs. Les dirigeants d'entreprise et les « régimes spéciaux » (cadres étrangers, taxation scindée dans le cadre de l'occupation internationale, etc.) ne peuvent pas y avoir recours.
Indemnités de frais possibles
L’ONSS et le fisc autorisent les employeurs qui occupent des travailleurs effectuant (une partie de) leur travail à domicile à leur attribuer une indemnité de frais. Cette indemnité est exonérée de cotisations patronales et personnelles. Elle est également exonérée de retenues fiscales.
L'employeur peut soit avoir recours aux indemnités de frais forfaitaires prévues, soit prouver simplement les frais réels. L’ONSS est également le seul à accepter un « forfait télétravail ».
Justification de frais réels
L'employeur peut décider d'indemniser les frais réels encourus dans le cadre du télétravail. Si ces frais peuvent être prouvés par des pièces justificatives, ni cotisation de sécurité sociale ni retenue fiscale ne sera due.
En tant qu'employeur, si vous ne parvenez pas à fournir une preuve suffisante, vous serez redevable de cotisations et de retenues sur la partie de l'indemnité de frais qui dépasse les forfaits acceptés.
Indemnités de frais forfaitaires
Il est également possible d'octroyer un montant forfaitaire d'indemnités de frais, aussi appelé « indemnité de bureau ». L'indemnité forfaitaire de bureau couvre tous les frais de bureau. Il s'agit de tous les frais qui doivent être engagés régulièrement par le travailleur pour pouvoir exercer son travail à domicile de manière normale.
Pensez notamment aux éléments suivants :
- Usage d’un espace de bureau dans le logement du travailleur (y compris la location et les amortissements éventuels de l’espace) ;
- Fournitures informatiques et d’impression (papier, clé USB, tapis de souris, encre, etc.) ;
- Fournitures de bureau (dossiers, blocs de cours, stylos à bille, etc.) ;
- Fournitures de base telles que l'eau, l'électricité et le chauffage ;
- Frais d’entretien ;
- Frais d’assurance ;
- Précompte mobilier ;
- Café, eau, rafraîchissements.
Ce forfait peut seulement être octroyé aux travailleurs qui effectuent structurellement et régulièrement une partie de leur travail à la maison et qui disposent dans leur habitation d'un espace pour effectuer leur travail.
Si le travailleur dispose d'un endroit de travail chez son employeur, le forfait ne sera accepté que s'il apparaît clairement de sa fonction qu'il travaille régulièrement à la maison. Pour les travailleurs qui relèvent du champ d'application de la loi sur le temps de travail, ce forfait ne sera donc pas accepté s'ils effectuent le maximum d'heures de travail fixé légalement, quasi exclusivement sur le lieu de travail organisé par leur employeur.
Il est question de télétravail « structurel et régulier » lorsque le travailleur télétravaille l'équivalent d’1 jour par semaine. Cela s'applique pour les travailleurs tant à temps partiel qu'à temps plein. Le télétravail peut avoir lieu une journée de travail complète par semaine, mais aussi par exemple deux demi-journées de travail par semaine ou plusieurs jours comprenant quelques heures prestées pendant le temps normal de travail ou encore une semaine complète par mois. Ce critère est toujours apprécié sur base mensuelle.
Auparavant, l’indemnité forfaitaire de bureau ne pouvait être octroyée que si le travailleur effectuait du télétravail au minimum 5 jours par mois.
Un montant forfaitaire peut aussi être octroyé pour l’utilisation d’un PC privé, d’une connexion Internet privée ou l’usage professionnel d’autres appareils comme une imprimante, un scanner ou un deuxième écran.
Si certains frais supplémentaires surviennent, il faut toujours pouvoir présenter la preuve des frais réels.
Aperçu des montants actuels (2021)
Vous trouverez ci-dessous les forfaits maximums actuels :
Indemnité forfaitaire de bureau |
129,48 EUR par mois* * Le gouvernement a décidé d’augmenter le montant maximal pour les mois d’avril, de mai et de juin 2021 à 144,31 EUR par mois |
Utilisation du PC privé (PC, ordinateur portable, tablette, périphériques et logiciels) |
20 EUR par mois |
Utilisation de la connexion Internet privée |
20 EUR par mois |
Utilisation à des fins professionnelles d’un deuxième écran d’ordinateur, d’une imprimante et/ou d’un scanner personnels, sans ordinateur privé |
5 EUR par élément (au max. 10 EUR) |
Attention : l’objectif est aussi que les frais encourus soient toujours justifiés.
Attention ! Si une indemnité est déjà octroyée pour l’utilisation du PC privé, on considère que celle-ci comprend aussi les périphériques éventuels. Il n’est pas possible d’octroyer une indemnité de frais pour l’usage professionnel p. ex. d’un deuxième écran, d'une imprimante ou d'un scanner. Les indemnités pour l’utilisation d’un PC privé et d'une connexion Internet privée peuvent en revanche être cumulées.
Remboursement du propre matériel de bureau
Le remboursement (au prix effectif) de l'achat de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique financé par le travailleur est désormais également prévu. L'employeur peut intervenir dans ces frais à condition que cette intervention reste limitée à une fois par période de :
- 10 ans pour l'achat d'un siège, d'une table ou d'une armoire de bureau ;
- 5 ans pour l’achat d'une lampe de bureau fonctionnelle ;
- 3 ans pour l'achat d’un deuxième écran d'ordinateur, d’une imprimante et/ou d'un scanner, d'un clavier, d'une souris, d’un casque téléphonique et/ou d'un appareillage spécifique dont les personnes ayant un handicap ont besoin.
Ces éléments doivent être nécessaires pour la bonne exécution du travail convenu et ne peuvent donc pas être des aménagements de luxe.
Si vous souhaitez vous assurer du traitement fiscal de votre indemnité de frais, vous pouvez toujours demander un ruling auprès de l’administration des impôts. Vous pourrez trouver plus d’informations sur le site web du SPF Finances : https://www.ruling.be/fr.
Forfait télétravail (ONSS)
L’ONSS autorise enfin aussi l'employeur à rembourser les frais engagés par le travailleur qui travaille à domicile sous la forme d’une « indemnité de télétravail ».
Cette indemnité s'élève au maximum à 10 % du salaire brut ayant trait au télétravail ou au travail à domicile. Par exemple, lorsque 2 jours de télétravail sont prévus, ce montant équivaut à 10 % de 2/5e du salaire mensuel brut, exonéré de cotisations de sécurité sociale.
Attention : le forfait télétravail ne peut pas être cumulé avec les frais de bureau.
Quid des travailleurs à temps partiel ?
L'employeur ne doit pas appliquer de prorata pour les travailleurs à temps partiel. Tous les travailleurs à temps partiel qui satisfont aux conditions peuvent donc en principe recevoir une indemnité forfaitaire de bureau complète. Un employeur qui le souhaite peut éventuellement appliquer un prorata de l’indemnité sans toutefois prévoir de discrimination.
L'employeur peut dorénavant faire une distinction sur base de la catégorie de personnel ou des circonstances de fait dans lesquelles le télétravail est organisé. Selon la fonction du travailleur et la fréquence du télétravail, nous vous conseillons de travailler avec différents forfaits.
Quid durant la crise du coronavirus ?
Pendant la période de télétravail rendu obligatoire ou recommandé par les autorités, tant l’indemnité de bureau que les indemnités supplémentaires pour l’utilisation du PC privé, de la connexion Internet privée ou d'un deuxième écran peuvent être octroyées.
Déductibilité pour l'employeur
Le remboursement des frais réels engagés par le travailleur est considéré comme des frais professionnels et est donc en principe déductible. Vous devez cependant toujours pouvoir prouver qu’il n’est pas question d’une « rémunération déguisée ».
Si vous optez pour une indemnité forfaitaire, celle-ci ne sera acceptée comme frais professionnels que si les frais sont justifiés par des fiches individuelles et un relevé récapitulatif.
Attention ! Fiche obligatoire à partir de l’année de revenus 2022
Là où, sur la fiche fiscale, vous ne deviez jusqu’ici tenir compte que de la mention « OUI – critères sérieux » ou « OUI – justificatifs » en cas d’octroi de certaines indemnités, le fisc demande que les montants concrets soient repris sur la fiche 281.10 à partir de l’année de revenus 2022. Il subsiste encore actuellement un certain flou sur la forme concrète que prendra cette obligation.
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Source(s) :
- Circulaire 2021/C/20 relative aux interventions de l’employeur pour le télétravail ;
- Instructions intermédiaires de l’ONSS du 4 mars 2021, Indemnité pour travail à la maison.
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