Remboursement des frais d'électricité par l'employeur pour la recharge à domicile d'une voiture d'entreprise
Le fisc a commenté dans une circulaire récente le traitement fiscal dans le chef du travailleur des frais d’électricité remboursés par l’employeur pour la recharge à domicile d’un véhicule électrique ou hybride rechargeable mis à disposition.
Fourniture d’électricité et remboursement d’électricité
Sur le plan fiscal, il existe une distinction entre, d’une part, une fourniture gratuite d’électricité et, d’autre part, un remboursement de frais d'électricité.
Pour une fourniture gratuite d’électricité, l'électricité est facturée au nom de l'employeur et les coûts qui y sont associés sont payés directement par l'employeur au fournisseur d'énergie (par exemples, mise à disposition gratuite d'une carte avec laquelle le travailleur peut recharger sa voiture d’entreprise à une borne de recharge publique, recharge gratuite dans l'enceinte de l'entreprise, installation d'un compteur électrique supplémentaire au domicile du travailleur pour la recharge de la voiture d’entreprise pour laquelle l'employeur a conclu un contrat d'énergie distinct avec un fournisseur d'énergie,…).
Lorsque l'employeur met à disposition une voiture d’entreprise et que la politique automobile applicable prévoit également la fourniture gratuite d'électricité, dans ce cas, un seul avantage de toute nature sera imposé dans le chef du travailleur, à savoir, l'avantage de toute nature relatif à la mise à disposition d’un véhicule de société. Dans ce cas, la fourniture gratuite d'électricité ne donne pas lieu à un avantage de toute nature imposable supplémentaire, mais est comprise dans l'évaluation forfaitaire de l'avantage de toute nature.
En cas de remboursement de l'électricité, celle-ci est facturée au nom du travailleur et les coûts qui y sont associés sont payés par le travailleur directement au fournisseur d'énergie. L'employeur rembourse ensuite en tout ou en partie ces coûts au travailleur.
Le remboursement des frais d'électricité par l'employeur pour la recharge à domicile d'une voiture d’entreprise, même si ce principe est inclus dans la politique automobile, ne fait pas partie de l'évaluation forfaitaire de l'avantage de toute nature pour l'utilisation à des fins personnelles de ce véhicule, mais constitue un avantage distinct. En effet, il ne s'agit pas ici d'une fourniture d'électricité par l'employeur, mais bien d'un remboursement de frais d'électricité.
Une circulaire fiscale du 5 décembre 2024 commente le traitement fiscal dans le chef du travailleur du remboursement des frais d'électricité par l'employeur pour la recharge à domicile de la voiture d’entreprise. Ce traitement fiscal s'applique également aux dirigeants d'entreprise.
Remboursement des frais d’électricité
Principe
Pour le traitement fiscal du remboursement des frais d'électricité par l'employeur pour la recharge à domicile de la voiture d’entreprise, il convient de faire une distinction selon la nature du déplacement.
Le remboursement de l'électricité relative aux déplacements professionnels constitue un remboursement non imposable de dépenses propres à l'employeur pour autant que l'employeur apporte la double preuve que l’indemnité est destinée à couvrir des frais qui lui sont propres et qu’elle a effectivement été consacrée à de tels frais.
Le remboursement de l'électricité relative aux déplacements domicile-lieu de travail constitue une indemnité accordée par l'employeur en remboursement des frais de déplacement entre le domicile et le lieu de travail.
Le remboursement de l'électricité relative aux déplacements privés proprement dits constitue pour le travailleur un avantage de toute nature imposable pour le montant effectivement payé.
Exception
Afin d'encourager le verdissement du parc automobile, une dérogation aux principes de base repris ci-dessus est accordée pour la recharge à domicile, mais sous certaines conditions destinées à éviter les abus éventuels.
Conditions
Lorsqu'un employeur :
- en plus d'une voiture d’entreprise électrique, met également à la disposition de son travailleur un chargeur à domicile ou une borne de recharge électrique ;
- qui dispose d'un système de communication spécifique qui transmet à l'employeur la quantité d'électricité consommée ;
- et si la « car policy » applicable prévoit en outre le remboursement de l'électricité chargée par le chargeur à domicile ;
L’administration fiscale accepte alors que la mise à disposition de la voiture d’entreprise électrique avec borne de recharge et le remboursement par l'employeur de l'électricité chargée avec cette borne de recharge soient traités fiscalement de la même manière que la mise à disposition d'une voiture d’entreprise avec carte de carburant associée.
Dans ce cas, un seul avantage de toute nature est imposé, à savoir l'avantage de toute nature évalué forfaitairement applicable à la voiture d’entreprise électrique.
Dans ces circonstances, le remboursement de l'électricité ne donne lieu à aucun avantage imposable supplémentaire, pour autant que le remboursement concerne uniquement l'électricité chargée pour la voiture d’entreprise électrique mise à disposition.
Le remboursement par l'employeur doit s'effectuer sur base des frais d'électricité réels du travailleur. Tous les moyens de preuve du droit commun sont admis à cet effet, à l'exception du serment.
Mise à disposition d'une borne de recharge
La mise à disposition par l'employeur d'un chargeur à domicile ou d'une borne de recharge électrique n'est toutefois pas une condition absolue pour l'application de l'exception.
Dans ce cadre, le travailleur peut tout aussi bien faire usage d'une borne de recharge dont il est propriétaire (éventuellement, par exemple, à la suite d'un transfert de propriété à l'expiration du contrat de leasing de l'employeur).
À condition toutefois que la borne de recharge privée dispose d'un système de communication spécifique transmettant à l'employeur la quantité d'électricité consommée pour la recharge à domicile de la voiture d’entreprise mise à sa disposition.
Lorsque plusieurs membres d'un ménage disposent d'une voiture d’entreprise électrique, ils peuvent utiliser une même borne de recharge (par exemple la borne de recharge mise à disposition par l’employeur d’un des membres du ménage) à condition que les frais de recharge de chaque voiture d’entreprise puissent être déterminés séparément d'une manière vérifiable.
Système de communication spécifique
Parce que l'employeur doit s'assurer que le remboursement ne puisse se rapporter qu'à l'électricité utilisée au domicile pour recharger la voiture d’entreprise mise à disposition, la borne de recharge doit être équipée d'un système de communication spécifique qui communique à l'employeur la consommation d'électricité pour la recharge de la voiture d’entreprise.
Diverses formes de communication peuvent être acceptées, pour autant bien sûr qu'elles soient vérifiables (un compteur intermédiaire par exemple).
En ce qui concerne la mesure de la quantité d'électricité qui est consommée, il est exigé que tout système nouvellement acheté, pris en location ou en leasing à partir du 1er janvier 2025 dispose, pour les remboursements des frais d’électricité qui se rapportent à la période débutant le 1er janvier 2025, d'un compteur électrique qui réponde à certaines conditions d’exactitude précisées dans la circulaire.
Remboursement sur base des frais d’électricité réels
Le remboursement par l'employeur doit s'effectuer sur base des frais d'électricité réels du travailleur qui doivent être justifiés. Tous les moyens de preuve de droit commun sont admis à cet effet, à l'exception du serment.
Cependant, un calcul exact de ces frais d'électricité réels n'est pas toujours évident. En effet, de nombreux paramètres (tarif de jour et tarif de nuit, contrat d'énergie fixe, variable ou dynamique, changement(s) de contrat(s) au cours de l'année, électricité via des panneaux solaires, batterie domestique, tarif capacitaire, …) doivent être pris en compte pour pouvoir calculer les frais d'électricité réels par travailleur et par session de recharge.
Cela peut entraîner une charge administrative importante tant pour le travailleur que pour l'employeur.
Pour remédier à cette situation, il est accepté qu'un montant fixe par kWh puisse être utilisé pour calculer les frais d'électricité réels, mais uniquement à la condition que ce montant fixe par kWh ne dépasse pas le tarif CREG mentionné dans la circulaire.
Tarif CREG
Pour chaque trimestre concerné, le montant fixe maximal par kWh est déterminé par Région en fonction du lieu de résidence du travailleur. Cela signifie qu'un montant fixe maximal par kWh n'est déterminé que quatre fois par année civile et par Région. La circulaire précise comment est fixé ce montant.
L'employeur peut donc rembourser l'électricité consommée sans dépasser le montant fixe maximal par kWh, en tenant compte de la Région dans laquelle le travailleur a son domicile (l'employeur peut, bien entendu, rembourser un montant inférieur).
L’employeur peut également décider de ne pas tenir compte du lieu de résidence de ses employés pour le remboursement de l’électricité consommée. Dans ce cas, le montant fixe maximal par kWh est égal au tarif le plus bas applicable dans l'une des Régions pour le trimestre concerné. Ce choix s'applique alors à l'ensemble de l'année civile.
Publication du montant fixe maximal par kWh
Pour le premier trimestre 2025, le montant fixe maximal par kWh s'élève à :
- Région flamande : 28,22 centimes d'euro/kWh;
- Région de Bruxelles-Capitale : 32,94 centimes d'euro/kWh;
- Région wallonne : 32,56 centimes d'euro/kWh.
Pour les trimestres suivants, l’Administration publiera le montant fixe maximal par kWh par le biais d'un addendum à la circulaire.
Remboursements des frais de recharge aux bornes de recharge publiques
L'exception décrite ci-dessus ne s'applique pas aux remboursements des frais d'électricité par l'employeur pour la recharge de la voiture d’entreprise à une borne de recharge publique.
Lorsqu'un travailleur recharge sa voiture d’entreprise à une borne de recharge publique et que l'employeur lui rembourse les frais d'électricité, alors les principes généraux repris ci-dessus (« Remboursement des frais d'électricité: principe ») s’appliquent.
Transfert de propriété de la borne de recharge
Lorsqu'un employeur met à la disposition de son travailleur, en plus d'une voiture d’entreprise, une borne de recharge qu'il a fait installer au domicile du travailleur et qu'au terme de cette mise à disposition, la propriété de cette borne de recharge est transférée gratuitement au travailleur, alors ce transfert de propriété donne en principe lieu à l'imposition d'un avantage de toute nature dans le chef du travailleur.
Cet avantage compte pour sa valeur réelle dans le chef du travailleur. La valeur de cette borne de recharge dans le chef du travailleur au moment du transfert de propriété est une question de fait et doit donc être appréciée au cas par cas.
Voiture privée
Lorsqu'un employeur rembourse les frais d'électricité pour la recharge à domicile de la voiture privée du travailleur, alors les principes généraux repris ci-dessus (« Remboursement des frais d'électricité: principe ») s’appliquent.
Entrée en vigueur – Fin de vigueur
La tolérance administrative susmentionnée autorisant le calcul des frais d'électricité réels sur base d'un montant fixe maximal par kWh prend effet à partir du 1er janvier 2025 et cesse d'être applicable à partir du 1er janvier 2026 et s'applique aux frais d'électricité relatifs à la période allant du 1er janvier 2025 au 31 décembre 2025 inclus. Les frais d'électricité relatifs à cette période et qui sont remboursés après cette période bénéficient donc également de cette tolérance administrative.
Ensuite, en tenant compte des systèmes qui seront disponibles à ce moment-là, l'administration évaluera si une prolongation de cette tolérance administrative est nécessaire ou pas.
Remboursements avant le 1er janvier 2025
L'administration fiscale annonce qu’elle évaluera avec une certaine souplesse les remboursements des frais d'électricité relatifs à la période antérieure au 1er janvier 2025 lorsque ces remboursements ont été effectués de bonne foi en ayant eu recours au tableau de bord de la CREG.
Et sur le plan de la sécurité sociale ?
Si l’employeur met à disposition de son travailleur un véhicule électrique ou hybride rechargeable, le remboursement des frais de recharge de ce véhicule n’est pas considéré comme étant de la rémunération à assujettir aux cotisations ONSS. Il faut bien sûr que ce remboursement ne concerne que l’électricité utilisée pour charger la voiture d’entreprise.
Pour le remboursement des frais d’électricité pour la recharge à domicile d’une voiture d’entreprise, l’ONSS a aligné ses instructions sur la circulaire fiscale.
Sources :
- Circulaire 2024/C/77 du 5 décembre 2024 relative au remboursement des frais d'électricité par l'employeur pour la recharge à domicile d'une voiture d’entreprise ;
- Instruction intermédiaire ONSS 9 janvier 2025.
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