Que faire si votre travailleur vous demande une formule souple de travail ?
À partir du 1er octobre 2022, les travailleurs peuvent demander une formule souple de travail dans le but de s’occuper d'un proche.
Cette modification fait suite à la transposition de la directive 2019/1158 du Parlement européen et du Conseil du 20 juin 2019 concernant l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée des parents et des aidants et abrogeant la directive 2010/18/UE du Conseil.
Conditions de demande d'une formule souple de travail
Ancienneté minimum de 6 mois
Un travailleur lié à l'employeur qui l'occupe par un contrat de travail au moins 6 mois avant la demande écrite d’occupation flexible peut demander une formule souple de travail dans le but de s’occuper d'un proche.
La CCT n° 162 du CNT instituant le droit de demander une formule souple de travail précise les conditions suivantes :
- En cas de contrats à durée déterminée ou de contrats de remplacement successifs auprès du même employeur, les périodes d’interruption entre deux contrats sont neutralisées pour le calcul du délai de 6 mois.
- Dans le cadre du travail intérimaire, l'ancienneté au sein du bureau d'intérim et chez le même utilisateur est prise en compte pour le calcul de l'ancienneté de 6 mois pour les travailleurs intérimaires.
- Si un intérimaire est engagé par un utilisateur avec un contrat de travail après une période de mise à disposition chez cet utilisateur, son ancienneté acquise pendant la période de mise à disposition en tant que travailleur intérimaire doit être portée en compte pour le calcul de la période d’ancienneté de 6 mois.
« Soins à un proche » : situations prévues
Le droit à demander une formule souple de travail est ouvert pour les situations spécifiques suivantes :
- Prendre soin d’un enfant ;
- Octroyer des soins personnels ou une aide personnelle à un membre du ménage ou de la famille qui nécessite des soins ou une aide considérables pour une raison médicale grave.
Nous revenons plus en détail sur les situations prévues ci-dessous.
A. Prendre soin d’un enfant
Situations
Il est possible de demander une formule souple de travail dans les situations suivantes :
- En raison de la naissance d’un enfant dont la filiation est établie à l'égard du travailleur, jusqu’à ce que l’enfant atteigne son douzième anniversaire ;
- En raison de l’adoption d’un enfant, la formule souple de travail pouvant débuter à partir de l'inscription de l'enfant comme membre du ménage, au registre de la population ou au registre des étrangers de la commune où le travailleur a sa résidence, jusqu’à ce que l’enfant atteigne son douzième anniversaire ;
- En cas de tutelle sur l’enfant jusqu’à l’âge de 12 ans de l’enfant, ou jusqu'à l’âge de 21 ans en cas d’incapacité physique ou mentale de l’enfant d’au moins 66 % ou d’une affection qui a pour conséquence qu’au moins 4 points sont reconnus dans le premier pilier de l’échelle médico-sociale au sens de la réglementation relative aux allocations familiales ou qu’au moins 9 points sont reconnus sur l’ensemble des trois piliers de l’échelle médico-sociale de la réglementation des allocations familiales ;
- En cas de placement familial de longue durée, jusqu’à ce que l’enfant atteigne 12 ans, ou jusqu’à 21 ans en cas d’incapacité physique ou mentale de l’enfant d’au moins 66 % ou d’une affection qui a pour conséquence qu’au moins 4 points sont reconnus dans le premier pilier de l’échelle médico-sociale au sens de la réglementation relative aux allocations familiales ou qu’au moins 9 points sont reconnus sur l’ensemble des trois piliers de l’échelle médico-sociale de la réglementation des allocations familiales.
Le travailleur peut en outre demander une formule souple de travail s’il est marié avec la personne à l'égard de laquelle la filiation est établie ou qui cohabite avec la personne à l'égard de laquelle la filiation est établie et chez laquelle l'enfant a son domicile, jusqu’à ce que ce dernier atteigne 12 ans (ou 21 ans, à certaines conditions).
La condition des limites d’âge susmentionnées doit être satisfaite au plus tard pendant la période de formule souple du travail.
Attention : ces limites d’âge peuvent être dépassées en cas de report opéré à la demande de l’employeur et pour autant que la demande par écrit ait été introduite selon la procédure prévue.
Preuve
Le travailleur doit fournir, au plus tard à la date de prise de cours de la formule souple de travail, le ou les documents de preuve à l’appui du but invoqué.
Il peut par exemple s'agir d’un acte de naissance ou d'un extrait du registre de la population.
B. Octroyer des soins personnels ou une aide personnelle à un membre déterminé du ménage ou de la famille qui nécessite des soins ou une aide considérables pour une raison médicale grave
Situations
Il est en outre possible de demander une formule souple de travail pour octroyer des soins personnels ou une aide personnelle à un membre déterminé du ménage ou à un membre de la famille qui nécessite des soins ou une aide considérables pour une raison médicale grave.
Il s'agit de situations dans lesquelles l’état de santé, consécutif ou non à une maladie ou à une intervention médicale, considéré comme tel par le médecin traitant et pour lequel le médecin est d’avis que des soins ou une aide considérables est nécessaire, à savoir toute forme d’assistance ou de soin de type social, familial ou émotionnel.
Des soins personnels ou une aide personnelle peuvent être octroyés aux personnes suivantes :
- Membres du ménage du travailleur, à savoir toute personne qui est domiciliée à la même adresse que le travailleur. La personne avec laquelle le travailleur cohabite légalement est assimilée au conjoint du travailleur ;
- Les membres de la famille suivants :
-
- Parents du travailleur jusqu’au second degré ((grands-)parents, (petits-)enfants, frères et sœurs du travailleur) ;
- Alliés du travailleur jusqu’au premier degré (beaux-parents et beaux-enfants du travailleur) ;
- Parents jusqu’au premier degré du partenaire cohabitant de fait du travailleur depuis au moins 12 mois (parents ou enfants du partenaire cohabitant de fait).
Preuve
Le travailleur fournit, au plus tard à la date de prise de cours de la formule souple de travail, une attestation délivrée par le médecin traitant du membre du ménage ou de la famille concerné au plus tôt au cours de l’année civile de la demande.
Abstention d’usage abusif des droits conférés
Le travailleur et l’employeur doivent faire usage de leurs droits en vue des objectifs pour lesquels ils ont été instaurés.
Le but est notamment d’éviter qu'un travailleur introduise différentes demandes uniquement dans le but de bénéficier de la protection contre le licenciement.
Notion de « formule souple de travail »
Principe
Le travailleur qui remplit les conditions peut demander à son employeur un aménagement de ses modalités de travail existantes.
Il peut demander :
- un recours au travail à distance, tel que le télétravail ;
- une adaptation de l’horaire de travail ;
- une réduction du temps de travail ;
- ...
Le travailleur intérimaire adresse sa demande au bureau d'intérim.
En l’absence de toute formule souple de travail existante dans l’entreprise ou en vue d’introduire une formule souple de travail n’existant pas encore dans l’entreprise, une procédure de concertation sociale est mise à l’ordre du jour par la partie la plus diligente au sein de l’organe compétent dans l’entreprise pour entamer la discussion sur les formules souples de travail qui pourraient être mises en place au niveau de l’entreprise.
Encadrement sectoriel
Les secteurs peuvent également créer un cadre pour des formules souples de travail, pour autant que ce cadre ne porte pas sur la condition d’ancienneté et qu’il ne porte pas préjudice aux régimes de travail introduits au niveau de l’entreprise.
Procédure à appliquer
Demande du travailleur d’une formule souple de travail
Délai et forme
Un travailleur peut introduire une demande écrite de formule souple de travail pour une période d’au maximum 12 mois.
Au cours de sa carrière, un travailleur peut introduire plusieurs demandes de formule souple de travail.
De plus, la période maximale de 12 mois n'est pas limitée par bénéficiaire des soins ou par travailleur.
La demande peut avoir trait à une période de plus de 12 mois :
- si une CCT sectorielle ou d'entreprise le prévoit ;
- si, au niveau de l’entreprise, en concertation entre l’employeur et la délégation syndicale de l’entreprise ou, en l’absence de délégation syndicale dans l’entreprise, un accord mutuel entre les travailleurs concernés et l’employeur le prévoit ;
- moyennant un accord mutuel entre le travailleur concerné et l’employeur.
Le travailleur doit introduire cette demande au moins 3 mois au préalable :
- soit par lettre recommandée ;
- soit par la remise d’une attestation dont le double est signé par l’employeur au titre d’accusé de réception ;
- soit par voie électronique moyennant un accusé de réception de l’employeur.
Le délai de 3 mois peut être raccourci :
- via une CCT sectorielle ou d'entreprise ;
- si, au niveau de l’entreprise, en concertation entre l’employeur et la délégation syndicale de l’entreprise ou, en l’absence de délégation syndicale dans l’entreprise, un accord mutuel entre les travailleurs concernés et l’employeur le prévoit ;
- moyennant un accord mutuel entre le travailleur concerné et l’employeur.
Contenu
La demande du travailleur mentionne notamment les éléments suivants :
- Type de formule souple de travail demandée ;
- Référence expresse à la CCT n° 162 du 27 septembre 2022 instituant un droit à demander une formule souple de travail ;
- Date de prise de cours et de fin de la formule souple de travail ;
- But de soins à prodiguer pour lequel la formule souple de travail est demandée.
Réponse de l’employeur
Délai
Le travailleur doit répondre par écrit au travailleur dans le mois suivant la date de la demande.
L’employeur examine la demande et y donne suite en tenant compte des besoins de l’entreprise ainsi que, de manière maximale, des besoins du travailleur.
En cas d’absence de réponse de l’employeur au terme du mois suivant la demande, le travailleur peut réitérer sa demande de formule souple de travail.
Options possibles
L'employeur peut accepter ou refuser la demande, reporter l’exercice du droit ou formuler une contre-proposition motivée. Examinons ci-dessous les différentes options.
Option 1 : acceptation
Si l’employeur accepte la demande, le travailleur et l’employeur doivent s’accorder sur les modalités concrètes d’exercice de la formule souple de travail. Il convient dans ce cadre d'appliquer les modalités légales. Pensez notamment au respect des règles relatives au droit du travail qui sont applicables dans le cadre d'une occupation à temps partiel.
Option 2 : report
L’exercice d’une formule souple de travail peut être reporté pour des raisons concrètes et justifiables liées au fonctionnement de l’entreprise. Pensez notamment dans ce cadre à la durée de la formule souple de travail demandée, aux moyens et à la capacité opérationnelle de l’entreprise.
La décision doit tenir compte à la fois des besoins de l’entreprise et, de manière maximale, de ceux du travailleur.
L’employeur fournit par écrit au travailleur, dans le mois qui suit la demande écrite, les raisons concrètes du report de l’exercice de la formule souple de travail.
En cas d’accord sur le report, l’employeur et le travailleur conviennent d’un aménagement des modalités de travail existantes du travailleur.
Ce report d’une formule souple de travail ne peut avoir pour effet de rendre la formule souple de travail impossible.
Option 3 : refus
L'employeur peut également refuser la demande de formule souple de travail en tenant compte à la fois de ses propres besoins et, de manière maximale, de ceux du travailleur.
L’employeur fournit par écrit au travailleur, dans le mois qui suit la demande écrite, les raisons concrètes du refus de l’exercice de la formule souple de travail.
En cas de demandes de formules souples de travail identiques du même travailleur, dont la demande initiale a été refusée, répétées à bref intervalle, l’employeur peut se référer aux justifications concrètes fournies au travailleur dans le cadre de la procédure de demande de formule souple de travail initiale, pour autant que la situation du travailleur reste inchangée.
Option 4 : contre-proposition motivée de l’employeur
Enfin, l'employeur peut aussi décider de formuler une contre-proposition motivée. Il peut alors proposer une autre formule souple de travail ou une autre période d’exercice de la formule souple de travail qui répond mieux aux besoins et au fonctionnement de l’entreprise, en tenant compte, de manière maximale, des besoins du travailleur.
Dans le mois qui suit la demande écrite, l’employeur fournit la contre-proposition par écrit au travailleur.
Le travailleur peut accepter ou refuser cette contre-proposition.
Possibilité de retour anticipé au travail
Le travailleur peut introduire une demande motivée, par écrit, à l’employeur qui l’occupe afin de suspendre ou de mettre fin anticipativement à la formule souple de travail. C'est possible notamment en cas de survenance de circonstances spécifiques nouvelles et objectives dans le chef du travailleur.
L’employeur doit fournir au travailleur une réponse écrite motivée dans un délai raisonnable et au plus tard dans les 14 jours suivant la demande, en tenant compte à la fois de ses propres besoins et, de manière maximale, de ceux du travailleur.
Le travailleur et l’employeur entament dans les plus brefs délais un dialogue sur les possibilités concrètes de retour, en tenant compte de leurs besoins mutuels.
Arrêt anticipé par l'employeur
En cas de survenance de nouvelles nécessités exceptionnelles imprévues intervenant hors de la volonté de l’employeur et mettant en péril l’organisation du travail, l’employeur peut demander par écrit la suspension ou la fin anticipée de la formule souple de travail du travailleur, afin de revenir aux modalités de travail de départ.
Le travailleur doit fournir à l’employeur qui l’occupe une réponse écrite dans un délai raisonnable et au plus tard dans les 14 jours suivant la demande.
Le travailleur et l’employeur entament dans les plus brefs délais un dialogue sur les possibilités concrètes de retour, en tenant compte de leurs besoins mutuels.
Le refus du travailleur de suspendre ou de mettre fin anticipativement à la formule souple de travail ne peut entrainer des conséquences négatives pour le travailleur.
Nouvelle demande ou prolongation
Pour demander une nouvelle formule souple de travail ou la prolongation de la formule souple de travail en cours, le travailleur doit suivre la procédure de demande établie.
Lorsque la demande de prolongation d’une formule souple de travail vise le même objet et les mêmes modalités d’aménagement du temps de travail, une prolongation peut être convenue par un accord mutuel entre le travailleur concerné et l’employeur.
Diverses garanties de l’exercice du droit
Droit à retrouver les modalités de travail de départ
À l’issue de la période de formule souple de travail, le travailleur a le droit de retrouver ses modalités de travail de départ.
Protection contre le traitement défavorable
Principe
Le travailleur qui fait usage du droit de demander une formule souple de travail est protégé contre les traitements défavorables.
L’employeur ne peut adopter aucune mesure défavorable à l’encontre du travailleur qui fait usage du droit de demander une formule souple de travail, sauf pour des motifs qui sont étrangers à l’exercice de ce droit,
Cette protection prend effet à partir de la date de la demande introduite par écrit et prend fin 2 mois après la date de fin de la formule souple de travail ou 2 mois après la date du refus de la demande par l'employeur.
En dehors des situations susmentionnées, lorsqu’aucune formule souple de travail n’est entamée en application de la CCT n° 162, cette protection contre les traitements défavorables prend fin 2 mois après la date de début demandée.
Cette protection couvre aussi la période du report éventuel.
La charge de la preuve incombe à l’employeur. Il doit prouver que le traitement défavorable était fondé sur d’autres motifs, étrangers à l’exercice des droits qui résultent de la CCT n° 162.
Situation spécifique : non renouvellement du contrat de travail à durée déterminée
Si un travailleur ayant un contrat de travail à durée déterminée a fait une demande d’une forme souple de travail, le non-renouvellement du contrat de travail pourrait être considéré comme un traitement défavorable pour lequel une indemnité est due.
Il incombe au travailleur de prouver que le non-renouvellement de son contrat de travail est fondé sur des motifs liés à l’exercice de ses droits découlant de la CCT n° 162.
Attention ! Le travailleur ne peut pas invoquer le traitement défavorable dans les situations suivantes :
- Si le non-renouvellement du contrat de travail est demandé par le travailleur lui-même ;
- Si le non-renouvellement de contrats à durée déterminée est lié à des motifs qui sont étrangers à l’exercice des droits qui découlent de la CCT n° 162.
Sanction
Une sanction correspondant à au minimum 2 mois et au maximum 3 mois de rémunération est prévue à l’encontre de l’employeur qui adopte une mesure défavorable à l’encontre du travailleur.
Cette indemnité ne peut pas être cumulée avec les éléments suivants :
- Toute autre indemnité qui est due par l’employeur à l’occasion de la fin du contrat de travail, y compris une indemnité pour abus de licenciement, à l'exception des indemnités suivantes :
-
- Indemnité de préavis ;
- Indemnité de non-concurrence ;
- Indemnité d’éviction ;
- Indemnité complémentaire qui est payée en plus des allocations sociales.
- Indemnités dues en cas de discrimination sur la base du critère protégé des responsabilités familiales inscrit dans la loi du 10 mai 2007 tendant à lutter contre la discrimination entre les femmes et les hommes ;
- Indemnité dans le cadre d’une protection spéciale contre le licenciement.
L'indemnité est toutefois cumulable avec celles dues en cas de discrimination basée sur les autres critères protégés inscrits dans la loi du 10 mai 2007 tendant à lutter contre la discrimination entre les femmes et les hommes.
Protection spéciale contre le licenciement
Principe
L’employeur ne peut pas licencier un travailleur qui fait usage du droit de demander une formule souple de travail, sauf pour des motifs qui sont étrangers à l’exercice des droits découlant de la CCT n° 162.
Est visée ici aussi toute mesure préparatoire de l’employeur prise pendant la formule souple de travail.
La protection spéciale contre le licenciement sortit ses effets à la date de la demande écrite et cesse 2 mois après la date de fin de la formule souple de travail ou 2 mois après la date du refus motivé de la demande par l'employeur.
En dehors des situations susmentionnées, lorsqu’aucune formule souple de travail n’est entamée en application de la CCT n° 162, cette protection contre le licenciement prend fin 2 mois après la date de début demandée.
La protection contre le licenciement couvre par ailleurs la période du report éventuel.
Sanction
L’employeur qui enfreint cette disposition est tenu de payer une indemnité correspondant au minimum à 4 mois de rémunération et au maximum à 6 mois de rémunération.
Cette indemnité ne peut pas être cumulée aux éléments suivants :
- Toute autre indemnité qui est due par l’employeur à l’occasion de la fin du contrat de travail, y compris une indemnité pour abus de licenciement, à l'exception des indemnités suivantes :
-
- Indemnité de préavis ;
- Indemnité de non-concurrence ;
- Indemnité d’éviction ;
- Indemnité complémentaire qui est payée en plus des allocations sociales ;
- Indemnités dues en cas de discrimination sur la base du critère protégé des responsabilités familiales inscrit dans la loi du 10 mai 2007 tendant à lutter contre la discrimination entre les femmes et les hommes ;
- Indemnité dans le cadre de la protection contre le traitement défavorable.
L'indemnité peut toutefois être cumulée avec celles dues en cas de discrimination basée sur les autres critères protégés inscrits dans la loi du 10 mai 2007 tendant à lutter contre la discrimination entre les femmes et les hommes.
Entrée en vigueur
Le droit à demander une formule souple de travail est entré en vigueur le 1er octobre 2022.
Source(s) :
- Convention collective de travail n° 162 du 27 septembre 2022 instituant un droit à demander une formule souple de travail.
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