Les employeurs font souvent appel à des étudiants durant les vacances de Pâques (du 2 au 15 avril 2018). Vous trouverez ci-dessous un récapitulatif des règles en la matière.

Procédure à suivre pour l’occupation d’étudiants

Si vous souhaitez occuper un étudiant et bénéficier au maximum des cotisations ONSS réduites, nous vous conseillons de toujours suivre les étapes suivantes :

Impression préalable par l’étudiant de l’attestation mentionnant le contingent disponible

L’étudiant se connecte au site web https://www.mysocialsecurity.be/student/fr/index.html (ou via l’app) et demande une attestation qui mentionne le contingent encore disponible.

Contrôle en ligne par l’employeur du contingent disponible

• Rendez-vous sur Student@work sur le portail de la sécurité sociale. Cliquez sur « Consulter le contingent » (dans le menu de droite). Utilisez votre méthode d’authentification habituelle pour vous connecter au service en ligne. Si vous n’avez pas encore accès au portail, vous devrez d’abord vous enregistrer.
• Saisissez le code d’accès qui figure sur l’attestation que l’étudiant vous a remise.
• L’application affichera alors le nombre d’heures dont l’étudiant dispose en « temps réel ». Vous pouvez aussi imprimer le nombre d’heures restantes de l’étudiant.

Signature du contrat d’étudiant par l’employeur et l’étudiant

Une fois l’employeur certain que l’étudiant dispose de suffisamment d’heures qu’il peut utiliser pour l’occuper moyennant des cotisations de solidarité limitées, le contrat de travail peut être signé. L’employeur peut alors encore choisir :

• soit de limiter la période et/ou le nombre d’heures du contrat au contingent disponible ;
• soit de dépasser le contingent disponible, ce qui aura pour conséquence que des cotisations ONSS ordinaires devront être appliquées via une DmfA correcte pour une partie de l’occupation (à savoir le nombre d’heures/de jours qui dépassent le contingent). Cela a naturellement aussi un impact sur les allocations familiales des parents de l’étudiant.

Déclaration par l’employeur des dates d’entrée et de sortie de l'étudiant, ainsi que du nombre d’heures (par trimestre) via la Dimona

Il est conseillé d’effectuer la/les Dimona immédiatement après la consultation en ligne du contingent et la signature du contrat de travail. Lors de la déclaration, le nombre d’heures convenu dans le contrat de travail sera alors « réservé ».

C’est le moment de la réservation (et non la date d’occupation) qui est décisif pour déterminer les 475 premières heures pour lesquelles seules les cotisations de solidarité doivent être versées.

Dimona via le secrétariat social SSE : instructions spécifiques

Pour les étudiants, les employeurs qui font appel aux services de SSE pour leurs Dimona doivent aussi communiquer à leur gestionnaire de dossier le nombre d’heures que l’étudiant prestera (en plus des données classiques d’identification et de la période d’occupation). Sans cette indication, aucune Dimona ne pourra être envoyée.

Nous vous conseillons par ailleurs vivement, avant la signature du contrat d’étudiant, de toujours demander à l’étudiant l’attestation avec le solde d’heures restantes, pour que vous puissiez être certain du nombre d’heures pendant lesquelles vous pourrez l’occuper aux cotisations ONSS réduites. Nous vous demandons dès lors d’envoyer cette attestation immédiatement à votre gestionnaire de dossier pour qu’il puisse effectuer la Dimona.

Si l'occupation de l’étudiant entraîne un dépassement du contingent de 475 heures, vous devez le signaler explicitement à votre gestionnaire de dossier pour que les DmfA puissent être établies correctement.

Les clients doivent s’assurer eux-mêmes que le contingent de 475 heures n’a pas été dépassé, et ce, tant lors de la communication des jours pour la Dimona que lors de la communication des prestations effectives de l’étudiant. SSE ne pourra en aucun cas être tenu responsable d’un dépassement éventuel du contingent, ni des régularisations ONSS y afférentes.

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