Occupation d'étudiants pendant les vacances de Noël ? FAQ importante pour les employeurs
Les vacances de Noël, c’est l’occasion idéale pour occuper des étudiants.
En effet, cette période est souvent très chargée au sein d'une entreprise. Les étudiants peuvent contribuer à alléger la charge de travail et à compenser l'absence des collaborateurs permanents.
Cet article aborde les points d'attentions principaux et les avantages que présente pour vous, en tant qu'employeur, l'occupation d'étudiants pendant cette période.
Quand est-on étudiant ?
Cette notion n'est pas définie dans la loi, mais elle est appliquée au sens large. Il peut s'agir d'un jeune à partir de 15 ans qui n'est plus soumis à l'obligation scolaire à temps plein, d'un jeune dans l'enseignement supérieur ou universitaire, d'un jeune en formation en alternance, etc.
Outre l'inscription dans un établissement d'enseignement agréé, l'activité principale de l'étudiant doit être étudier, et non travailler.
Si le jeune remplit les conditions pour conclure un contrat de travail d'étudiant, il ne peut pas conclure un contrat de travail ordinaire.
Il est possible de vérifier la qualité d'étudiant de différentes façons.
L’ONSS n'accepte toutefois pas comme preuve suffisante une simple déclaration de l’étudiant sur l’honneur ou la présentation d'une (copie d'une) carte d’étudiant.
Une (copie d'une) preuve/attestation d'inscription dans une (haute) école ou université pour l'année scolaire ou d'étude en cours est toutefois suffisante.
Cette preuve d'occupation en tant qu'étudiant ne doit pas être transmise spontanément à l'ONSS, mais en cas de discussions, vous devrez être en mesure de prouver que le travailleur est bien un étudiant.
Quel est l'avantage d'un contrat de travail d'étudiant ?
Le principal avantage d'un contrat d'étudiant est l'exonération des cotisations sociales ordinaires. L'étudiant n'étant pas assujetti à la sécurité sociale, son employeur et lui ne sont redevables que d'une cotisation de solidarité.
Cependant, cette exonération n'est accordée que si certaines conditions sont remplies (cf. infra).
Formalités à accomplir en tant qu'employeur
Contrat écrit
Un contrat écrit doit être établi pour chaque étudiant et doit être signé au plus tard au moment de l'entrée en service.
Le contrat d'étudiant est un contrat à durée déterminée, pouvant être conclu pour une période maximale de 12 mois.
Le contrat de travail d'étudiant doit contenir un certain nombre d’informations obligatoires et être établi en deux exemplaires (un pour l’étudiant et un pour l’employeur).
Dimona et respect du contingent
En 2024, les étudiants peuvent travailler au maximum 600 heures par année civile sans être soumis aux cotisations normales de sécurité sociale.
En 2025, toutefois, ce nombre sera ramené à un maximum de 475 heures, à moins que le gouvernement n’adopte une nouvelle mesure.
Ce contingent est mis à jour via un compteur alimenté sur la base des Dimona STU spécifiques que vous devez introduire lorsque vous engagez un étudiant et sur la base des déclarations trimestrielles d’occupation (DmfA) introduites auprès de l’ONSS.
Les Dimona doivent mentionner le nombre d’heures d’occupation par trimestre, tel que le prévoit le contrat d’étudiant. Chaque fois qu’une Dimona est effectuée, le nombre d’heures de travail prestées est déduit du contingent.
Ce compteur pour le contingent, que l'étudiant peut consulter en ligne via l'application student@work, est disponible sur le site web https://www.studentatwork.be.
Dans la pratique, l'étudiant peut s'y connecter en utilisant sa carte d'identité électronique ou un token citoyen.
Grâce à l'application, il peut consulter le nombre d'heures restantes du contingent, visualiser les périodes travaillées et vérifier son solde d'heures de travail.
Vous pouvez également être informé du nombre d'heures encore disponibles dans le contingent. En effet, via l'application, l'étudiant peut demander une attestation indiquant le nombre d'heures restant de son contingent à une date déterminée, puis la remettre à un employeur potentiel.
Cette attestation reprend un code (valable 3 mois) qui vous permet de vous connecter au compteur de l'étudiant pour connaître le nombre d'heures restantes au moment de la consultation.
Nous vous recommandons vivement de demander cette attestation à l'étudiant avant la conclusion d'un contrat. Ainsi, en tant qu'employeur, vous êtes parfaitement au courant de la situation au moment de l'engagement.
Police d'assurance contre les accidents du travail
La législation sur les accidents du travail s'applique tant à vous qu'aux étudiants que vous occupez, y compris ceux dont l'activité ne doit pas être déclarée à l'ONSS.
Lorsque vous occupez des étudiants, vous devez souscrire une assurance « accidents de travail » pour toute la durée du contrat d'étudiant.
Examens médicaux
Certains étudiants sont obligatoirement soumis, avant leur entrée en service, à une évaluation de santé préalable auprès du conseiller en prévention-médecin du travail.
Il s’agit des étudiants qui :
- n’ont pas encore atteint l’âge de 18 ans au moment où débute leur occupation ;
- effectuent un travail de nuit ;
- ou sont occupés à des travaux présentant un risque spécifique pour leur santé.
Quel salaire devez-vous payer aux étudiants ?
Un étudiant a droit au même salaire qu'un travailleur ordinaire occupant la même fonction, à moins qu'un salaire spécifique soit prévu pour les étudiants dans le secteur.
Il convient donc d'appliquer les barèmes en vigueur dans l'entreprise ou le secteur.
La convention collective n° 50/4 prévoit également un revenu mensuel minimum garanti pour les étudiants de moins de 21 ans lorsqu'il n'existe pas de barème sectoriel ou d'entreprise ou lorsque le barème d'entreprise est moins avantageux.
Les étudiants peuvent-ils prester des heures supplémentaires ?
Pour les étudiants majeurs, les règles applicables sont les mêmes que pour les travailleurs ordinaires.
En revanche, il est en principe interdit aux étudiants mineurs de prester des heures supplémentaires, sauf dans des cas exceptionnels.
Un arrêté royal peut les autoriser à prester des heures supplémentaires dans la limite de 10 heures par jour et de 50 heures par semaine en cas de force majeure.
Il s’agit des cas suivants :
- Travaux commandés par une nécessité imprévue moyennant l'accord préalable de la délégation syndicale ;
- Travaux entrepris en vue de faire face à un accident survenu ou imminent ;
- Travaux urgents sur des machines ou du matériel.
En tant qu'employeur, vous devez en informer l'inspection sociale par écrit dans les 3 jours.
Des règles spécifiques concernant les temps de repos doivent en outre être respectées.
Les étudiants peuvent-ils être occupés le dimanche et les jours fériés ?
Là encore, les règles applicables aux étudiants adultes sont les mêmes que celles qui s'appliquent aux travailleurs ordinaires.
Le travail le dimanche est en principe interdit, sauf exception spécifique prévue par la loi ou par une convention collective sectorielle autorisant le travail le dimanche.
Les travailleurs ne peuvent pas travailler les jours fériés, sauf s'ils sont autorisés à travailler tous les dimanches.
Pour les étudiants mineurs, les règles sont plus strictes. Les mineurs ne sont autorisés à travailler le dimanche et les jours fériés que dans le cas d’une nécessité imprévue, d’un accident survenu ou imminent ou lors de travaux urgents sur des machines ou du matériel.
En outre, un arrêté royal peut autoriser le travail un dimanche ou un jour férié dans certaines branches d'activité ou professions, mais même en cas de dérogation, le travailleur ne peut pas être occupé plus d'un dimanche sur deux, sauf autorisation préalable du service Contrôle des lois sociales.
Dans l'Horeca par exemple, les jeunes de moins de 18 ans peuvent être occupés un dimanche sur deux et les jours fériés.
Lorsque les travailleurs mineurs travaillent le dimanche ou le jour de repos supplémentaire, ils ont droit à un repos compensatoire aux mêmes conditions et pour la même durée que ceux accordés aux travailleurs majeurs. Il est également prévu qu'ils observent un repos hebdomadaire d'au moins 36 heures consécutives.
Les étudiants peuvent-ils travailler de nuit ?
Pour les étudiants majeurs, les règles applicables sont les mêmes que pour les travailleurs ordinaires. Le travail de nuit est interdit, mais certaines exceptions s'appliquent.
Les étudiants mineurs ne peuvent pas travailler entre 20h et 6h.
À partir de 16 ans, ils peuvent travailler jusqu'à 23 heures en cas de nécessité imprévue, d’accident survenu ou imminent ou lors de travaux urgents sur des machines ou du matériel.
En outre, si nécessaire et à certaines conditions, un arrêté royal peut autoriser le travail de nuit dans certaines branches d'activité ou professions. Par exemple, dans l'Horeca, les étudiants de plus de 16 ans peuvent être occupés jusqu'à 23 heures au plus tard.
Toutefois, ils doivent bénéficier d'au moins 12 heures de repos ininterrompu entre la fin d'une journée de travail et le début de la suivante.
Conclusion
En tant qu'employeur, occuper des étudiants pendant les vacances de Noël vous offre une occasion unique de faire face efficacement à cette période d'intense activité. En faisant appel à des étudiants, vous pouvez non seulement alléger la charge de travail et couvrir les absences de vos travailleurs, mais aussi bénéficier de coûts salariaux moins élevés.
Toutefois, il est essentiel de respecter scrupuleusement les formalités légales. Bien préparés, les employeurs et les étudiants pourront passer des vacances de Noël fructueuses et productives.
Des questions? Contactez-nous sans engagement à l'adresse juridische-dienst@easypay-group.com.
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