Mise à disposition d'un vélo d'entreprise : changement administratif en vue !
Depuis l’année de revenus 2024, des changements s’opèrent si vous mettez à disposition de vos travailleurs ou de vos dirigeants d’entreprise des vélos de société. Dorénavant, vous devrez mentionner la valeur de cet avantage vélo sur la fiche fiscale.
Rappel de la situation
La mise à disposition d’un vélo de société est un avantage toute nature exonéré sur le plan de la sécurité sociale et au niveau du calcul du précompte professionnel pour autant que votre travailleur utilise ce vélo pour ses déplacements domicile-lieu de travail.
Cet avantage étant exonéré, il ne devait donc, jusqu’à présent, pas figurer sur les fiches fiscales de vos travailleurs et de vos dirigeants d’entreprise.
Au niveau de l’impôt des personnes physiques, il faut toutefois faire une distinction entre vos travailleurs ou dirigeants d’entreprise qui optent pour la déduction forfaitaire des frais professionnels et ceux qui justifient leurs frais professionnels réels. En effet, seuls les travailleurs ou dirigeants d’entreprise qui optent pour la déduction forfaitaire des frais professionnels bénéficient de cette exonération.
A partir de l’exercice d’imposition 2025 (revenus de l’année 2024), bien que la mise à disposition de vélos de société reste un avantage exonéré de précompte professionnel, le montant de cet avantage doit figurer sur les fiches fiscales 281.10 (travailleurs) et 281.20 (dirigeants d’entreprise).
Cette mention sur la fiche fiscale vaut pour tous vos travailleurs/dirigeants d’entreprise, qu’ils aient opté pour la déduction forfaitaire ou non. Le montant de l’avantage sera également mentionné sur le compte individuel.
Pour qui ?
Cette nouvelle mesure vaut pour tous les vélos d’entreprise, tant ceux que vous octroyez à vos travailleurs que ceux qu’ils reçoivent dans le cadre d’un plan cafétéria. Cette mesure vaut également pour les vélos achetés ou loués durant les années antérieures mais que vous mettez toujours à disposition.
Comment déterminer la valeur de l’avantage ?
Lorsqu’un un vélo d'entreprise est mis gratuitement à disposition de votre travailleur ou de votre dirigeant d'entreprise, il faut déterminer le montant de l'avantage de toute nature qui en résulte.
Pour ce faire, il y a lieu de prendre en considération les éléments suivants :
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La nature de l'offre
La détermination de l'avantage obtenu par le bénéficiaire dépend des biens et services qui lui sont gratuitement mis à disposition : vélo, vélo électrique, accessoires, réparations, entretien, assurance, etc.
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L’ampleur de l'offre
L'avantage de toute nature sera différent selon que le bénéficiaire dispose du vélo en permanence ou s'il ne dispose de celui-ci que de façon limitée.
Si la disposition est permanente, il faut, le cas échéant, déterminer l'avantage sur une base annuelle.
Si, par contre, la disposition est limitée, il faut déterminer l'avantage compte tenu de la fréquence et de la durée d'utilisation, le cas échéant, par jour, par semaine ou par mois. Lorsque le vélo n'est pas attribué à un travailleur en particulier mais que celui-ci peut l'utiliser chaque fois qu'il le souhaite, il y a lieu de considérer qu'il s'agit d'une disposition permanente.
Lorsque la mise à disposition permanente ne couvre pas l'année complète, parce qu'elle intervient ou prend fin en cours d'année, l'avantage calculé sur base annuelle est réduit prorata temporis.
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La valeur de l’offre
L'avantage de toute nature sera différent en fonction de la valeur du vélo et des accessoires ainsi que du coût des services offerts.
Ce sera dans tous les cas le montant TVA comprise.
Il vous appartient donc d'évaluer l'avantage à sa valeur réelle pour le bénéficiaire de manière à ce qu'il corresponde à l'économie réalisée par celui-ci en fonction des circonstances de fait propres à chaque situation concrète.
La circulaire du SPF nous fournit quelques exemples de détermination de la valeur de l’avantage lié à l’octroi du vélo de société.
Exemple 1
Un employeur prend un vélo en leasing et le met à la disposition permanente de son travailleur. Le travailleur dispose du vélo, chez lui, toute l'année.
L'avantage peut être déterminé en fonction du coût que vous supportez. Il s'agit en principe du loyer que vous payez pour toute l'année.
Exemple 2
Un employeur prend un vélo en leasing. Le vélo fait partie d'un pool sans être attribué à un travailleur en particulier. Le travailleur peut disposer du vélo toute l'année chaque fois qu'il le souhaite.
L'avantage peut être déterminé en fonction du coût que vous supportez. Il s'agit en principe du loyer que vous payez pour toute l'année.
Exemple 3
Un employeur prend un vélo en leasing et le met à la disposition ponctuelle de son travailleur. Le vélo, fait partie d'un pool sans être attribué à un travailleur en particulier. Le travailleur doit se partager le vélo avec d'autres travailleurs de sorte qu'il ne peut pas en disposer chaque fois qu'il le souhaite mais bien, par exemple, 2 jours en semaine et 1 week-end par mois.
L'avantage peut être déterminé en fonction du coût que vous supportez. Il s'agit en principe du loyer que vous payez auquel un prorata pourra être appliqué en fonction du nombre de jours d'utilisation effective par le travailleur.
ATN = loyer X ((2 jours X 52 semaines) + (2 jours X 12 mois)) / 365 jours (ou 366 jours pour une année bissextile).
Exemple 4
Un employeur achète un vélo électrique et le met à la disposition permanente de son travailleur (valeur : 3.000 EUR) ainsi que les accessoires (valeur : 500 EUR). L'employeur prend en charge les frais de réparation et d'entretien (contrat pour 80 EUR par an). Le travailleur dispose du vélo, chez lui, toute l'année.
L'avantage peut être déterminé sur la base du prix d'acquisition du vélo et des accessoires répartis sur 5 ans, à savoir la durée de vie économique du vélo, auquel on ajoute le coût du contrat de réparation et d'entretien.
ATN = (3.000 EUR + 500 EUR = 3.500 EUR) /5 = 700 EUR par année. Contrat d'entretien réparation (80 EUR par année). Total = 780 EUR.
Si le vélo est mis à disposition à partir du 1er juillet 2024, le montant de l'avantage de toute nature sera réparti comme suit :
Ex. d'imp. 2025 (revenus 2024) : 780 EUR X 184/366 = 392,13 EUR
Ex. d'imp. 2026 (revenus 2025) et suivants : 780 EUR
Exemple 5
Un employeur achète un vélo électrique et le met à la disposition permanente de son travailleur (valeur : 3.000 EUR) ainsi que les accessoires (valeur : 500 EUR).
L'employeur prend en charge les frais de réparation, d'entretien et d'assurance de sorte que le travailleur ne doit supporter aucun frais. Le travailleur dispose du vélo, chez lui, toute l'année.
L'avantage peut correspondre au loyer que vous auriez dû supporter si vous aviez contracté un leasing offrant un service similaire.
Et au niveau social ?
La mise à disposition d’un vélo n’est pas considérée comme de la rémunération pour l’ONSS à condition que ce vélo soit effectivement utilisé par votre travailleur pour ses déplacements domicile-lieu de travail.
Entrée en vigueur
Cette nouvelle obligation de mentionner les vélos de sociétés mis à disposition par l’entreprise est d’application à partir de l’année de revenus 2024, ce sont donc les fiches fiscales établies début 2025 qui seront concernées pour la 1ère fois.
Source(s) :
- Circulaire 2024/C/22 relative à l’exonération de l’indemnité vélo et de l’avantage résultant de la mise à disposition d’un vélo d’entreprise ainsi qu’aux frais professionnels liés à l’utilisation du vélo pour les déplacements domicile – lieu de travail.
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