Comment se déroule la déclaration obligatoire relative au télétravail ?
Dans un flash précédent, nous nous étions penchés sur la déclaration obligatoire relative au télétravail qui a récemment vu le jour. Vous vous demandez quand vous devez introduire cette déclaration ? Qui faut-il mentionner dans la déclaration ? Comment la compléter ?
Découvrez tout cela en poursuivant votre lecture !
Quel est l'objectif de la déclaration obligatoire relative au télétravail ?
L'instauration de la déclaration mensuelle obligatoire relative au télétravail permet aux services d'inspection sociale d'avoir une vue sur le nombre de fonctions incompatibles avec le télétravail dans l’entreprise. Si ceux-ci venaient à constater, lors d'un contrôle, qu'un travailleur présent effectue une fonction permettant le télétravail, le travailleur devra justifier sa présence.
Quand envoyer cette déclaration ?
La déclaration relative au télétravail a trait à la situation au premier jour ouvrable du mois. Vous devez effectuer cette déclaration au plus tard le 6e jour civil du mois. Vous devez donc concrètement effectuer cette déclaration pour la première fois le 6 avril 2021 au plus tard.
Devez-vous effectuer cette déclaration ?
Oui, sauf si vous êtes une entreprise qui doit obligatoirement fermer.
Comment compléter cette déclaration ?
Il est possible d’effectuer la déclaration sur l’application « Corona déclaration télétravail » via eID, itsme ou l’une des autres options techniques proposées par la gestion d'accès CSAM.
Dans cette déclaration, vous indiquez si votre entreprise dispose d'une ou plusieurs unités d’établissement. Dans le cas de plusieurs unités d’établissement, identifiez l'unité concernée sur base du numéro d’unité d'établissement.
Si vous êtes une entreprise de plus de 20 unités d’établissement, vous pouvez introduire les données demandées pour toutes les unités d’établissement au moyen d'un fichier Excel structuré.
Dans l’outil, complétez le nombre de personnes occupées dans votre entreprise, sur base de la situation le premier jour ouvrable du mois. Si votre entreprise possède plusieurs unités d’établissement, mentionnez le nombre de personnes occupées dans l'unité concernée.
Il convient ici de prendre en considération les travailleurs liés par un contrat de travail, un contrat d'apprentissage, un statut...
Tenez donc aussi compte des malades de longue durée, des personnes en crédit-temps et des collaborateurs avec une fonction ambulante.
Attention : si votre entreprise recourt de manière structurelle à du personnel intérimaire ou travaille d'une façon structurelle avec du personnel d'un autre employeur dans votre unité d'établissement, vous devez ajouter au total le nombre de ceux qui sont actifs chez vous aux dates indiquées.
Les personnes occupées de manière structurelle sur une base indépendante (consultants, associés, ...) sont également portées en compte.
Si vous êtes une agence d'intérim, vous devez uniquement déclarer votre propre personnel. Les intérimaires doivent être portés en compte chez l’utilisateur. Cela vaut aussi pour les entreprises qui mettent du personnel à disposition ou font prester de manière structurelle du personnel dans une autre entreprise.
Complétez ensuite le nombre de personnes occupées auprès de votre entreprise qui exercent une fonction incompatible avec le télétravail le premier jour ouvrable du mois.
Par fonction incompatible avec le télétravail, on entend toutes les fonctions, qui par leur nature, ne peuvent être exercées que sur place, par exemple ouvriers, personnel technique, personnel d’accueil, personnel de cuisine, personnel de nettoyage, collaborateurs administratifs qui ne peuvent pas exercer leurs tâches depuis leur domicile, fonctions ambulantes comme inspecteurs, coursiers, soins à domicile, etc.
Si l'entreprise dispose de plusieurs unités d'établissement, le nombre de personnes occupées auprès de l'unité d'établissement doit être indiqué. Les personnes qui sont présentes exceptionnellement ne doivent pas être reprises dans le nombre des fonctions incompatibles avec le télétravail. Cela vaut aussi pour les membres de la direction et les personnes qui appartiennent au management en ligne (par exemple les chefs d'ateliers, chefs d'équipes, etc.).
Si votre entreprise recourt de manière structurelle à du personnel intérimaire ou travaille d'une façon structurelle avec du personnel d'un autre employeur dans votre unité d'établissement, ajoutez alors au total le nombre de personnes qui sont actives chez vous aux dates indiquées. Cela vaut aussi pour les personnes qui sont présentes de manière structurelle sur une base indépendante.
Une modification/rectification peut encore avoir lieu concernant le nombre total des personnes occupées et le nombre de fonctions incompatibles avec le télétravail. Pour ce faire, établissez à nouveau une déclaration avec le nombre total des personnes occupées auprès de l'entreprise/établissement au premier jour de travail du mois et le nombre de fonctions incompatibles avec le télétravail. La déclaration envoyée en dernier lieu remplace les déclarations précédentes.
Complétez les coordonnées auxquelles l’administration peut vous contacter pour de plus amples informations.
Enfin, vous devez encore introduire la déclaration.
Une fois la déclaration soumise, un accusé de réception sera envoyé à l’adresse e-mail indiquée, ainsi qu’à l'e-Box de l’entreprise.
Où trouver cet outil de déclaration ?
Vous trouverez le nouvel outil de déclaration ici.
Source(s) :
- Instructions intermédiaires de l'ONSS du 28 mars 2021, Télétravail – Explications concernant la déclaration obligatoire relative au télétravail.
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