Régularisations du pécule de vacances en décembre
La fin de l'année s'accompagne de nombreux calculs de pécules de vacances pour les employés, tels que le décompte de décembre ou le décompte final lors de la régularisation des attestations de vacances de nouveaux employés. Quelles opérations sont à effectuer ?
Décompte de décembre pour les employés qui réduisent leur temps de travail
Notion et objectif du décompte de décembre
Les droits de vacances légales d'un employé sont calculés sur la base des prestations et/ou des absences assimilées (vacances annuelles, maladie, congé de maternité...) pendant l’exercice de vacances.
Cependant, ces droits de vacances doivent toujours être limités à un maximum de 4 semaines de vacances dans le régime d'occupation au moment de la prise des vacances.
Par conséquent, il est possible qu'un employé ayant réduit son temps de travail pendant l'année en cours et/ou l'année précédente ne puisse pas prendre l'intégralité des droits de vacances qu'il s'est constitués.
En outre, il peut arriver que cet employé reçoive un double pécule de vacances « moins élevé » parce qu'il est tenu compte de son salaire actuel à temps partiel.
Par exemple : un employé qui a travaillé à temps plein pendant l'exercice de vacances réduit ses prestations d'1/5e pendant l'année de vacances pour passer à un régime de travail de 80 %.
Lors du décompte de décembre, il convient de vérifier si l’employé concerné a reçu suffisamment de pécule de vacances sur la base de ses prestations et des périodes assimilées durant l'exercice de vacances.
Dans ce cadre, il convient de calculer le montant du simple et du double pécule de vacances que l'intéressé doit encore recevoir.
Ce pécule de vacances sera égal à 7,67 % (simple pécule) + 7,67 % (double pécule) des salaires bruts réels et fictifs de l'exercice de vacances (hors prime de fin d'année), chaque fois diminué du pécule de vacances que l'employé a déjà perçu au cours de l'année de vacances. Ce principe n'est pas neuf et existe déjà depuis plusieurs années.
Régularisation des attestations de vacances de nouveaux employés : décompte final
Régularisation du simple pécule de sortie des employés
Lorsqu'un employé sort de service, l'employeur doit lui verser son pécule de vacances de sortie. Ce pécule de sortie couvre le salaire pour les jours de vacances qui n'ont pas été pris pendant l'année où la relation de travail a pris fin (= simple pécule de vacances), et éventuellement le double pécule si celui-ci n'a pas encore été payé.
L'employeur est également tenu de verser un simple pécule et un double pécule, calculés sur la base du salaire perçu pendant l'année en cours, à titre de préfinancement des jours de vacances qu'il prendra l'année suivante chez son nouvel employeur.
Ce pécule de sortie est mentionné sur les attestations de vacances remises au nouvel employeur lors de la nouvelle entrée en service du travailleur. Le montant repris sur les attestations de vacances doit être régularisé par le nouvel employeur dans la mesure où ces jours de vacances sont effectivement pris.
Depuis le 1er janvier 2024, la régularisation du simple pécule de vacances se fait en 2 étapes successives.
Étape 1 : paiement de 10 % du salaire lors de la prise d'un jour de vacances sur la base de l'attestation
Lorsque l'employé prend un jour de vacances sur la base d'une attestation de vacances (ou d'un chèque de vacances), l'employeur lui paie, dans un premier temps, son salaire pour ce jour diminué d'un montant forfaitaire correspondant à 90 % du salaire journalier brut du mois au cours duquel l'employé prend ses vacances.
Pour chaque jour de vacances pris, l'employé ne reçoit donc que 10 % de son salaire journalier brut.
Étape 2 : décompte final en décembre (ou plus tôt en cas de départ)
En décembre de l'année de vacances, ou au plus tôt à la fin du contrat de travail, l'employeur doit alors procéder à un décompte final.
Seront alors calculées, lors de cette deuxième étape, les corrections découlant de la différence entre le simple pécule de vacances de 10 % qui a été payé durant l'année chez le nouvel employeur et le simple pécule de vacances effectivement dû par le nouvel employeur (duquel a été déduit le simple pécule de sortie déjà payé par le précédent employeur).
Le cas échéant, l'attestation sera plafonnée au salaire actuel : en effet, l'employeur ne peut imputer un pécule de vacances supérieur à celui qu'il aurait lui-même dû payer si l'employé avait travaillé pour lui l'année précédente.
Le solde peut être positif (si les retenues à 90 % étaient trop élevées par rapport au salaire de base de l'attestation) ou négatif (si, par exemple, le travailleur gagne moins chez son nouvel employeur ou si aucun ou trop peu de jours ont fait l'objet de la retenue à 90 %).
L'éventuel trop-perçu de simple pécule de vacances constitue une avance et la régularisation doit respecter la loi sur la protection de la rémunération : l'employeur peut retenir 1/5e du salaire après déduction des retenues sociales et fiscales et, le cas échéant, si la limite d'1/5e est dépassée, la retenue sera répartie sur 2 mois, sauf si le travailleur accepte explicitement une retenue unique.
Remarques :
- Une méthode de régularisation similaire (dans les grandes lignes) est également appliquée depuis 2024 lors du passage du statut d'ouvrier à celui d'employé. Notez néanmoins qu'un (ancien) ouvrier reçoit son pécule de vacances chaque année en mai-juin de la caisse de vacances ou de l'ONVA. C'est ce qui est communément appelé le chèque de vacances.
- Rien ne change en ce qui concerne la régularisation du double pécule de vacances : il est toujours régularisé en une seule fois, et ce, en principe, au moment où le travailleur prend ses vacances principales.
- La régularisation (avec déduction de 90 %) ne doit être effectuée que pour les jours de vacances légales pris sur la base d'une attestation de vacances ou d'un chèque de vacances. Rien ne doit évidemment être régularisé pour les jours de vacances acquis pendant l'exercice de vacances chez le nouvel employeur (ou sous le nouveau statut d'employé).
- Seuls les jours de vacances qui sont effectivement pris chez le nouvel employeur sur la base de l'attestation de vacances (ou du chèque de vacances) seront régularisés.
- Sachez également que le législateur a renforcé l'obligation d'information de l'employeur en conséquence de la modification des règles de régularisation depuis 2024.
Qu'est-ce que cela signifie pour vous ?
Nous nous chargerons bien entendu de ces régularisations du pécule de vacances pour vos employés concernés. Vérifiez bien que tous les jours de vacances pris nous ont bien été transmis et qu'ils ont été indiqués correctement dans les compteurs de vacances.
Attention : pour certains employés, d'autres décomptes du pécule de vacances ont également lieu à la fin de l'année, à savoir le paiement des jours de vacances reportés qui n'ont pas pu être pris pendant l'année de vacances en raison d'une suspension bien définie, ou le paiement de jours de vacances qui n'ont pas pu être pris pour une autre raison (force majeure) et qui ne peuvent pas être reportés.
Source(s) :
- arrêté royal du 30 mars 1967 déterminant les modalités générales d'exécution des lois relatives aux vacances annuelles des travailleurs.
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